La réunion, un outil pour réussir le changement des habitudes de travail

Apprendre à travailler ensemble, s’informer, échanger, résoudre des problèmes, innover, décider… Ce sont là quelques objectifs d’une réunion.
Animer une réunion, c’est apprendre à piloter un groupe de travail et générer une créativité collective.
Entraîneur, stimulateur des esprits, organisateur des débats, facilitateur… Pour réussir une réunion, l’animateur doit avoir diverses compétences.

Ahmed Bouanane
Professeur universitaire et consultant

Toute personne assistant à une réunion (animateur ou participant) doit posséder une compétence communicative lui permettant de réaliser une prise de parole connivente, intelligible et persuasive.

Parce qu’elles sont souvent nombreuses et improductives, les réunions ont la mauvaise réputation d’être des voleurs de temps. Pour qu’elles soient efficaces, pas question d’improviser. Voici quelques conseils de Ahmed Bouanane, professeur universitaire et consultant.

La Vie éco : Les séminaires sur la conduite de réunion ont-ils du succès auprès des managers ?
Ahmed Bouanane : La maîtrise de la conduite de réunion répond à des enjeux à la fois institutionnels et managériaux. Conduire une réunion répond par ailleurs aux exigences des organisations : apprendre à travailler ensemble, s’informer, échanger, résoudre des problèmes, innover, décider, faire avancer des problématiques suppose l’acquisition et le développement de comportements nouveaux. Le séminaire sur la conduite de réunion prend de l’importance auprès des managers parce qu’il leur permet d’accompagner le changement. Celui-ci, comme le souligne Michel Crozier, «n’est pas celui des choses, celui de la nature, mais celui des hommes, et plus particulièrement celui de leur rapport les uns avec les autres».

Plusieurs exigences sont derrière cette réussite : travailler avec autrui, en réseau, dans des structures interdépendantes, en recherchant en permanence un leadership collectif ; interagir, provoquer et être centré sur la satisfaction client (interne ou externe) au lieu de subir les aléas des individus et leur égocentrisme ou encore stimuler la réactivité des membres du «team» et leur permettre de dépasser le stade de la dépendance pour viser celui de l’autonomie et de l’interdépendance.

La réunion est considérée comme l’une des clés qui permet aujourd’hui au management d’agir d’une manière efficace sur le terrain du changement et de le pérenniser. L’entreprise possède les ressources humaines nécessaires à son développement, mais il faut les animer, les guider, les orienter, les transformer sans cesse en synergie. Rien de plus efficace qu’une réunion pour gérer et coacher les processus relationnels et interactionnels entre les hommes. Maîtriser la réunion, c’est se doter d’un puissant vecteur de communication managériale et de conduite de changement des habitudes de travail.

Quels sont les objectifs auxquels doit répondre une réunion ?
Les managers organisent une réunion pour des raisons multiples et complexes. D’abord, pour apaiser les inquiétudes, relâcher les tensions, concilier des points de vue divergents. Si l’on souhaite obtenir des réactions spontanées face à un problème qui nécessite une solution rapide, on convoque une réunion. La réunion, si elle est rondement menée, permet une substantielle économie de temps. Par sa convivialité, elle rompt l’isolement des collaborateurs, des collègues dispersés sur les différents dossiers, projets, ou les fonctions dont ils ont la responsabilité. Si l’on souhaite s’assurer qu’un même message est diffusé identiquement à tous et que tous les intéressés comprennent bien la même chose, on pensera aussi à la réunion.

Pour accompagner le changement des collaborateurs en les coachant et en décodant leur états de «Moi» et leurs personnalités afin de les préparer à relever de nouveaux défis et challenges.
C’est également au cours d’une réunion qu’on peut faire s’exprimer une contestation. On peut aussi utiliser ce moyen pour obtenir un accord collectif en s’appuyant sur les effets d’entraînement des hésitants par les plus décidés, ce qui n’exclut pas une participation sincère.

On peut ajouter, en proscrivant tout abus, que la réunion est une belle tribune pour mettre en évidence et propulser son personnage de dirigeant ou de responsable ; et aussi celui du collaborateur compétent et crédible.

Cet inventaire n’est probablement pas complet, les domaines d’activités où la réunion a des vertus sont divers ainsi que les objectifs qui s’y attachent (la réunion thérapeutique, d’évaluation, de négociation, etc.) mais on aura compris que la réunion est un solide moyen de communication interpersonnelle et de management participatif.

Quels sont ses préalables ?
L’animation d’une réunion ne s’improvise pas, c’est un acte intellectuel complexe où plusieurs paramètres interviennent pour la mener efficacement. C’est pour cela que l’animateur de la réunion devient le personnage central pour l’ensemble des personnes réunies en vue d’atteindre l’objectif assigné à la réunion. Il est chargé de la responsabilité de conduire le groupe à la réalisation de son but.
Il est donc un moteur, un entraîneur, un stimulateur des esprits des participants. Son rôle n’est pas seulement celui d’organisateur des débats et de la progression, mais aussi de «facilitateur» qui se place au service du groupe pour l’aider à atteindre son objectif.

La réussite de la réunion dépend en grande partie de la personnalité de l’animateur, ensuite de son style d’animation et de son guide d’animation. C’est à lui qu’incombe la tâche d’énoncer l’objectif de chaque étape de la réunion, de proposer le processus, d’annoncer le temps consacré à chaque étape, de fixer les règles du jeu, de préciser le rôle de chacun et de vérifier l’accord des participants.

Quels sont les «voleurs de temps» en matière de conduite de réunion ?
Ils sont nombreux. On peut d’abord évoquer la réunionite : réunions trop fréquentes, improvisées, mal conduites. On perd également du temps si les objectifs et priorités de la réunion restent vagues et changeants, ou en cas d’absence de guide d’animation, de confusions et doublons dans les responsabilités (animateur ou/ et participant), désir de tout contrôler, intérêts dispersés et trop nombreux, inaptitude à dire non, excès d’engagements, manque de décision, report des décisions, décisions trop rapides ou encore inaptitude à distinguer l’essentiel de l’accessoire.

Lorsqu’on conduit une réunion, quelle est la bonne attitude à adopter ?
J’ai déjà répondu en partie à cette question lorsque j’ai abordé la quatrième condition relative à l’animation de la réunion. Je tiens quand même à insister sur l’attitude participative de l’animateur : celle-ci consiste au début de la réunion à établir un objectif commun et proposer une méthode de travail ; pendant la réunion, l’animateur fait progresser le groupe vers l’objectif et facilite la participation de tous et, à la fin, il résume le travail du groupe.

Comment rendre la réunion efficace ?
L’efficacité et la qualité d’une réunion dépendent de plusieurs paramètres :

– énoncez l’objectif de l’étape de la réunion ;
– proposez le processus ;
– annoncez le temps consacré à chaque étape ;
– fixez les règles du jeu ;
– précisez votre rôle ;
– vérifiez l’accord.

Enfin, en tant qu’acte de communication interpersonnelle, la réunion est un acte intellectuel collectif organisé : il se prépare, s’exécute et se contrôle. C’est pour cela que toute personne assistant à la réunion (animateur et participants) doit posséder une compétence communicative lui permettant de réaliser une prise de parole connivente, intelligible et persuasive.

C’est le meilleur garant pour accompagner le changement et les mutations que peuvent connaître les organisations et les hommes. Animer les réunions, c’est apprendre à piloter les groupes de travail, générer une créativité collective et dynamiser une synergie processuelle.

Animation
Petites ficelles pour personnaliser votre style

– Donnez un contenu dense à vos réunions. Faites travailler intensément les participants. En étant exigeant vis-à-vis des membres du groupe, vous le stimulez parce que les participants apprécient que l’animateur attende beaucoup d’eux.
– Evitez de trop parler, ne monopolisez pas la parole ; il faut privilégier le style participatif : intérêt porté aux propos exprimés par les membres du groupe, écoute active, contrôle en souplesse des interventions.
– Soyez mobilisé par le but à atteindre et veillez à ne pas dériver trop longtemps.
– Soyez souples en jumelant décontraction, humour, sourire, attention des participants et écoute.
– Pratiquez un certain cérémonial qui peut être Ie résultat de votre façon d’accueillir, de définir les règles du jeu, de présenter la journée, de régler les ambiances…
– Faites reconnaître votre statut par tous les participants.
– Choisissez soit d’être une personne calme, rassurante, organisée, solide, soit d’être un animateur tonique, dynamique et en mouvement.

Organisation
Quelques précautions pour une réunion efficace

Avant même de commencer une réunion, il est indispensable de respecter les conditions suivantes.

Eviter la réunionnite en limitant le nombre de réunions. S’interroger sur l’utilité de la réunion et limiter le nombre de participants. Qui doit impérativement assister à la réunion ?
A qui puis-je déléguer ma participation ?
Espacer les réunions régulières, et préférer plusieurs petites réunions à 3 ou 4 participants à une grande de 15
ou 20 personnes.

Structurer des réunions courtes et efficaces :
– choisir le moment le plus pertinent ;
– définir le thème et l’objectif précis.

Etablir un programme, un canevas d’animation (sujet, temps alloué, ordre des intervenants, contenu, les 3 ou 4 points clés à faire passer absolument).
Il faut prévoir : les objectifs, les méthodes de travail et les règles du jeu.

Maîtriser l’organisation matérielle. Choisir un lieu accessible et une salle adaptée, charger quelqu’un de la préparation de la salle. Il est utile de rédiger une lettre d’information, d’avoir une liste des participants et des chevalets pour afficher les noms. Préparer des dossiers individuels d’information si nécessaire.

z Animer et contrôler avec efficacité. Lors de cette phase, l’animateur doit veiller à respecter deux fonctions : impliquer et contrôler. Impliquer consiste à mettre en place des communications efficaces et fédératives et à favoriser la participation de tous sans favoritisme ni dénigrement et enfin savoir récompenser les efforts fournis par les participants à la réunion. Contrôler ensuite consiste à vérifier les résultats et à prendre des mesures préventives et correctives pour éviter les écarts entre objectifs et résultats attendus.

Comment procéder concrètement :
L’animateur doit :
– démarrer la réunion à l’heure, même s’il y a des retardataires ;
– finir à l’heure pour respecter l’emploi du temps des participants ;
– présenter les objectifs ;
– rappeler l’ordre du jour et les règles ;
– suivre le canevas ;
– faire le point régulièrement ;
– poser des questions pour éclaircir ;
– faire respecter les temps ;
– conclure en résumant les points essentiels et les décisions prises.

Assurer le suivi en rédigeant ou faisant rédiger le compte-rendu tout en fixant l’échéance de diffusion, ensuite en listant les décisions prises et les informations à communiquer et enfin en listant les actions à mener.