La réunion, un acte intellectuel collectif organisé

Apprendre à  travailler ensemble : s’informer, échanger, résoudre des problèmes, innover, décider…, ce sont là  quelques objectifs d’une réunion. Animer les réunions, c’est piloter des groupes de travail et générer une créativité collective.

Abdelilah Sefrioui, consultant RH et Dg du cabinet Axe RH, considère que les formations sur la gestion des réunions ont un grand succès au Maroc, mais leur contenu mériterait d’évoluer pour intégrer des nouvelles réalités comme le travail à distance, la gestion des équipes projets… Explications.

Il y a une forte demande en formation sur la conduite de réunion. Comment l’expliquez-vous ?
Les réunions sont un moment vital dans la vie de l’entreprise dans la mesure où elles constituent un cadre où les gens échangent ce qu’ils ont à partager pour assurer la continuité du lien professionnel. Les formations sur la gestion des réunions ont eu un grand succès au Maroc. Mais leur contenu mériterait à évoluer pour intégrer des nouvelles réalités comme le travail à distance, la gestion des équipes projets…
De façon générale, les réunions répondent à des enjeux managériaux et institutionnels. C’est-à-dire que l’entreprise possède les ressources humaines nécessaires à son développement, mais il faut les animer, les guider, les orienter et les mettre sans cesse en synergie. Rien de plus efficace qu’une réunion pour gérer et coacher les processus relationnels et interactionnels entre les hommes. Encore faut-il qu’elle soit bien organisée. C’est pourquoi il y a une demande sur la conduite des réunions.
Je pense qu’une réunion a pour raison d’être, de produire les bonnes décisions pour réaliser des progrès dans les différents domaines de gestion de l’entreprise. Mais elle se justifie aussi par des besoins de communication, de partage, de régulation et d’arbitrage. Ces dernières dimensions sont aussi importantes dans la vie de l’entreprise que les premières.

Que faut-il faire pour mieux préparer ses réunions  ?
Dans les modules de formation sur la gestion des réunions, on insiste généralement sur des aspects liés aux personnes qui vont participer, aux points à traiter, à la date et à la durée, à la préparation du contenu, en plus des invitations et des supports. Mais au-delà de ces aspects logistiques, je considère qu’il est aussi important d’anticiper mentalement les enjeux liés à cette réunion, la position des acteurs et surtout les résultats individuels et collectifs à en attendre.

Quels sont généralement les facteurs qui peuvent rendre une réunion inutile ou inefficace ?
Les réunions sont malheureusement trop souvent chronophages par rapport à leur efficacité et aux actions concrètes qu’elles génèrent. Ceci est dû au fait  qu’elles présentent des enjeux différents pour les participants. Il est normal alors d’assister à certains dérapages qui résultent des échanges non structurés, des excès dans le temps de parole, des hors sujets et de la survenance des situations délicates tels que les objections et les conflits d’intérêts…

Lorsqu’on mène une réunion, quelle est la meilleure attitude à adopter ?
Je considère qu’il n’ y a pas de posture figée et unique à avoir. Au contraire, il faut rester ouvert et observer la dynamique de groupe. Il faut en effet rester attentif à la manière dont les participants interagissent et se répartissent les interventions. Le rythme de la discussion est aussi révélateur de cette dynamique dans la mesure où il indique clairement quelles sont les préoccupations principales du groupe, et permet de discerner les sujets que ses membres abordent aisément.

Finalement quels sont les caractéristiques d’une réunion efficace ?
Une réunion efficace est précisément celle qui permet d’atteindre les objectifs escomptés en termes de prise de décision mais avec une  participation active des membres, une meilleure motivation, une production plus importante et plus de satisfaction. Bref, la rentabilité d’une réunion est à mesurer aussi dans ses effets psychologiques.
Enfin, en tant qu’acte de communication interpersonnelle, la réunion est un acte intellectuel collectif organisé : il se prépare, s’exécute et se contrôle. C’est pour cela que toute personne assistant à la réunion (animateur et participants) doit posséder une compétence communicative lui permettant de réaliser une prise de parole connivente, intelligible et persuasive. C’est le seul garant pour accompagner le changement et les mutations que peuvent rencontrer les organisations et les hommes.