La prévention, meilleur moyen de lutter contre les absences

Conditions de travail, style de management, problèmes personnels et familiaux sont autant de facteurs qui entrainent l’absentéisme. Il faut un calcul trimestriel pour mesurer l’importance des absences.

L’absentéisme est souvent le symptôme d’un dysfonctionnement ou l’expression d’un malaise social. La démarche managériale dans ce cas est d’en rechercher les causes et de mettre en place les actions et les mesures d’accompagnement qui s’imposent. Asmaa Charraf, DRH d’IB Maroc, explique comment gérer la situation.

Peut-on parler de causes d’absences répétées ?

Les causes de l’absentéisme en milieu professionnel sont multiples. Elles peuvent être liées aux conditions de travail lorsque celles-ci sont pénibles, avec des conséquences très significatives en termes de fatigue physique et de santé. L’environnement peut être polluant ou encore source de chaleurs ou de bruits …
Le style de management, le manque de vision et de stratégie ou encore l’absence d’objectifs clairs et précis et de plans d’actions sont très souvent la cause de phénomènes de démotivation des équipes et des individus. Le désintéressement au travail peut aussi être source d’absentéisme. Le climat social et l’ambiance de travail également. Enfin, les raisons personnelles et familiales peuvent être des raisons récurrentes. Certains employés ont des parents à charge, souvent malades. Ils doivent constamment s’occuper d’eux, les emmener souvent chez le médecin…sans oublier les enfants. D’autres par contre ont une vie familiale dégradée : séparation, divorce…Tous ces facteurs sociaux ont leur impact sur la vie des gens et par conséquent sur l’absentéisme.
Constater un phénomène d’absences répétées chez un individu, une équipe ou un ensemble de services doit par conséquent susciter des interrogations et des remises en question. L’absentéisme est souvent le symptôme d’un dysfonctionnement ou l’expression d’un malaise social. La démarche managériale dans ce cas est d’en rechercher les causes, de les traduire en solutions possibles et de mettre en place les actions et les mesures d’accompagnement qui s’imposent.

Il est évident que les conséquences sur l’organisation sont néfastes, pouvez-vous nous éclairer sur ce point ?

L’absentéisme représente une lourde charge pour l’entreprise. Une charge d’abord financière puisqu’il a un impact direct sur la productivité du fait de la désorganisation du travail. Dans certains secteurs ou certains domaines d’activité, on a pu constater des perturbations très importantes, par exemple dans le secteur du textile et de l’habillement. Des absences qui modifient les délais de livraison ou qui détériorent les niveaux de qualité des produits ou encore qui empêchent les entreprises de s’engager pour de nouvelles commandes.
Nous avons évoqué l’absentéisme comme symptôme d’une dégradation du climat social. Quand le phénomène est constaté de manière isolée ou individuelle, il est plus facile de le traiter rapidement et éviter ainsi son impact sur le reste de l’équipe. Quant il est relevé au niveau d’une équipe, il est toujours recommandé de le gérer dans un premier temps en tant qu’attitude individuelle et d’analyser ensuite le mode opératoire et managérial de l’équipe.

Vous avez aussi évoqué le style managérial dans la gestion des absences, de quoi s’agit-il en fait ?

Je parlerais plutôt de qualité de management. On peut installer un système de pointage, mais l’affaire n’est pas réglée pour autant, si les supérieurs ne donnent pas  l’exemple. Tout est question d’implication.

Y a-t-il des indicateurs RH à mettre en place pour suivre leur fréquence ?

Il faut d’abord s’assurer de la qualité de mesure et de suivi de l’absentéisme. Le mode de recensement des absences joue un rôle important dans le traitement et le suivi des tendances. L’indicateur d’absentéisme le plus classique concerne celui du rapport entre les heures d’absence pendant une période et les heures théoriques de travail pendant cette même période.
On prend donc en considération pour le recensement, les absences pour maladie, maternité, accidents de travail, maladies professionnelles, démarches administratives, visites médicales, convocations officielles, les absences non autorisées… La fréquence de calcul est le mois avec la possibilité à la fin de l’année de calculer une moyenne mensuelle. Le taux d’absentéisme peut ensuite être éclaté pour permettre des analyses plus fines et des diagnostics plus objectifs. Il peut être analysé par sexe, par âge, par classification, selon l’ancienneté par entité ou service, ou encore par niveau de responsabilité… De même qu’on peut mesurer le taux d’absentéisme par rapport à certains métiers pénibles. Je pense qu’un calcul trimestriel est le rythme idoine pour mesurer l’importance de ces absences.

Les absences récurrentes  sont souvent justifiées par des problèmes de santé. Comment réagir face à un salarié qui multiplie les arrêts maladie ?

De manière générale, face à une telle situation, on parvient à situer si les absences en question sont «justifiées» par des certificats de maladie de complaisance. Si l’intéressé est réellement malade, l’entreprise se doit dans le cadre de sa responsabilité et dans son rôle d’entreprise citoyenne d’accompagner son collaborateur dans ses difficultés de santé et de déployer les moyens dont elle dispose pour soutenir et assister son personnel. Il est à noter cependant que la loi autorise l’employeur à considérer le salarié comme démissionnaire et ne faisant plus partie de l’effectif de l’entreprise pour les absences maladie de longue durée, celles dépassant 6 mois ou 180 jours.
Si le certificat médical semble suspect, il n’est pas évident de remettre en question le diagnostic émis par le médecin. L’entreprise peut toujours organiser des contre-visites ou faire appel à son propre médecin du travail pour réexaminer le cas en question et lui demander d’émettre un avis. Si ces recours sont souvent très peu efficaces en termes de mesures à prendre, ils restent néanmoins d’un certain intérêt pour mettre la pression et signifier le suivi rigoureux des justificatifs d’absences, et ce, afin d’en diminuer l’abus.

Comment faut-il procéder, si des sanctions s’imposent ?

Il faut préciser que toute absence injustifiée peut faire l’objet d’une sanction selon l’échelle des sanctions prévue par le code du travail. Toujours est-il que l’entreprise peut recourir à des pénalités financières en cas d’abus.
Mais on ne sanctionne pas du jour au lendemain. Il faut d’abord prévenir et si les absences se perpétuent, on peut toujours sanctionner après.