La formation est un véritable investissement à  préparer avec rigueur

Le processus le plus simple et le plus pertinent d’identification des besoins en formation consiste à  partir de la base. Ne jamais recourir systématiquement aux catalogues de formation présentés par les opérateurs.

C’est encore insuffisant, plus particulièrement dans les PME, mais la prise de conscience des entreprises sur la nécessité de recourir à la formation continue pour développer les compétences est de plus en plus élevée. Selon Jamal Amrani, DG du cabinet Jadh, la formation ne peut faire partie de la culture d’entreprise que quand cette dernière la conçoit comme un véritable investissement au profit de son capital humain. Explications.

Pensez-vous que la formation continue est dans la culture «ressources humaines» des entreprises ? 

Oui, je le pense et je pense qu’elle l’est de plus en plus. Il faut reconnaître néanmoins que la prise de conscience des entreprises en termes de nécessité de recourir à la formation continue pour développer les compétences est assez récente. L’Office de la formation professionnelle et de la promotion du travail (OFPPT) a certainement largement œuvré dans ce sens par sa deuxième mission qui consiste en la promotion du travail. Les contrats spéciaux de formation ont contribué à la promotion des opérateurs de formation et au développement de la formation continue en entreprise.
La formation continue peut répondre à divers objectifs :
– faire face à un besoin en développement de compétences du fait des évolutions technologiques ou de l’intégration de nouveaux produits ou processus de fabrication ;
– accompagner le développement professionnel des collaborateurs pour préparer éventuellement la relève du personnel senior ;
– développer l’autonomie et les performances individuelles ;
– accroître l’attractivité de l’entreprise et fidéliser le personnel.
La formation ne peut faire partie de la culture d’entreprise que quand cette dernière la conçoit comme un véritable investissement au profit de son capital humain. Ce qui est certain, c’est que l’employé marocain est très demandeur de formation. Il perçoit très souvent cette dernière comme un véritable avantage et un acte de reconnaissance de la part de son employeur.

Les besoins en formation son nombreux, comment faites-vous pour les évaluer ? 

Le processus le plus simple et le plus pertinent d’identification des besoins en formation consiste à partir de la base. En effet, il faut tout d’abord disposer des outils RH les plus élémentaires comme le descriptif de poste. Cet outil a le mérite de définir et de décrire le travail et la performance attendus d’un collaborateur.  Il précise ainsi les compétences requises pour occuper l’emploi en question. Il faut ensuite procéder à l’évaluation des compétences du collaborateur, c’est-à-dire définir ses acquis et les comparer avec ce qui est requis. Si écart­­­ il y a, il peut être traduit en besoins en développement des compétences, c’est-à-dire en besoins en formation.
L’objectif est d’aligner les compétences acquises avec celles requises par le poste occupé ou à occuper (le cas d’une promotion ou d’un recrutement). Cette démarche est donc également valable pour un processus de promotion interne et de gestion de carrière.
D’autres sources existent pour identifier les besoins en formation :
– l’analyse des réclamations clients est très souvent révélatrice des besoins en formation et en développement des compétences ;
– les rapports d’audit et de contrôle qualité font souvent référence à des lacunes liées au facteur humain et donc aux compétences.
– les incidents et dysfonctionnements relevés dans l’exécution du travail sont  également une source à exploiter.
Nous faisons également très souvent appel à l’animation de «focus groups» pour faire participer le personnel et plus précisément les managers à l’identification des besoins en formation. Il est très important d’impliquer tout le monde dans cette démarche d’identification. En y étant associé, le personnel prend conscience de ses besoins, participe à leur validation et s’approprie le contenu des formations visées.
Nous évitons ainsi les risques de résistance à la formation car cette dernière est avant tout un projet de changement qu’il faut accepter et intégrer dans une démarche normale mais nécessaire de développement professionnel.

Comment faites-vous  l’achat de formation ?

Une fois que le besoin en formation est identifié, il faut ensuite le traduire en objectif pédagogique. Il s’agit de définir de la manière la plus précise et la plus mesurable le résultat attendu de la formation. Cette manière de faire permet de mieux prospecter et de concevoir un programme de formation à même de répondre parfaitement à l’objectif pédagogique.
L’erreur à éviter est de recourir systématiquement aux catalogues de formation proposés par les opérateurs. C’est peut être facile et pratique de faire ainsi son marché de formation mais l’entreprise risque de consommer de la formation sans se préoccuper sérieusement de l’adéquation des programmes de formation offerts avec ses propres besoins et spécificités. La formation mérite donc d’être traitée comme un véritable investissement et, de ce fait, il est plus judicieux de concevoir pour lui un véritable cahier des charges et de le soumettre à des consultations externes élargies. Dans certaines entreprises, l’achat de la formation est soumis aux mêmes exigences que n’importe quel autre achat ou investissement stratégique : supervision de l’acte d’achat par la direction des achats, appel au référencement des fournisseurs, conditions de paiement et de garanties…

Quelles sont les possibilités de prise en charge d’une formation pour l’entreprise et pour quel coût ?

Le mécanisme le plus connu est celui des contrats spéciaux de formation. C’est un mécanisme géré par l’OFPPT au profit des entreprises assujetties à la taxe professionnelle et éligible aux CSF. L’Anapec offre également un certain nombre de mécanismes de financement de la formation pour mettre en adéquation les compétences disponibles sur le marché de l’emploi avec celles sollicitées par les entreprises. D’autres programmes gouvernementaux proposent des financements de formation ciblant, par exemple, la mise à niveau des compétences.
Le coût de l’investissement en formation est très variable. Il dépend de plusieurs facteurs, notamment :
– s’il s’agit d’un événement exceptionnel : ouverture d’une unité, intégration de nouvelles technologies, recrutement massif et besoin en adaptation des nouvelles recrues, reconversion des anciens… Le coût peut être élevé dans ce type de situation ;
– la nature et le secteur d’activité : selon la branche, l’investissement sera important ou non. Une entreprise de développement d’application et de recherche informatique investira en formation des montants importants. A l’inverse, une industrie de type taylorien se contentera d’un investissement de maintien des compétences et de vigilance en termes de sécurité des biens et des personnes.
D’une manière générale, le budget de formation le plus fréquent est de 2 à 3% de la masse salariale de l’entreprise.

Comment choisir un bon organisme de formation ? 

Le choix de l’opérateur de formation doit se référer aux critères suivants :
– la pertinence des contenus et des programmes proposés ;
– la pertinence des méthodes et des outils pédagogiques proposés ;
– la compétence de l’intervenant et la notoriété de l’opérateur ;
– le rapport qualité/prix et les engagements post-formation (service après-vente).
L’opérateur de formation se doit d’être un véritable partenaire de l’entreprise. Cette dernière lui confie une mission très complexe et délicate, à savoir le développement des compétences de son personnel, et elle s’attend à un retour sur investissement qui doit contribuer à son développement et à sa pérennité.
Il ne faut pas hésiter à se renseigner auprès des entreprises qui ont fait appel au même opérateur ou à solliciter des exemples concrets de réalisations de formation à forte valeur ajoutée organisées par ailleurs. Nous demandons parfois à nos clients des témoignages sincères et responsables que nous mettons à la disposition de notre clientèle potentielle. En ce qui concerne les charlatans, je crois beaucoup à la sélection naturelle. On ne peut pas leurrer une entreprise plusieurs fois. Sauf si elle le mérite en ne se donnant pas les moyens d’être vigilante et exigeante.

Comment évaluer l’efficacité d’une formation ?

Nous avons l’habitude de rédiger les objectifs pédagogiques en commençant par l’expression suivante : «A l’issue de la formation, les participants seront en mesure de … ou capables de …». Cette manière d’exprimer le résultat attendu permet de le mesurer et donc d’apprécier l’impact de la formation. Nous devons donc faire appel aux outils d’appréciation de la formation. Deux approches sont utilisées. La première est l’évaluation à chaud qui consiste, à travers une fiche d’évaluation, de demander à chaque participant de faire part de son ressenti à l’issue de l’action. Cette méthode, bien qu’elle renseigne sur les conditions de déroulement de la formation (ambiance, qualité de l’animation, organisation matérielle…), reste insuffisante pour apprécier la qualité de la formation et son impact.
La seconde, l’évaluation à froid, est, par contre, organisée quelques semaines, voire deux à trois mois après la formation. Il s’agit le plus souvent de demander aux supérieurs hiérarchiques de procéder à une évaluation de l’impact de formation et de formaliser le niveau de transfert des compétences attendues. Cette démarche, si elle est menée de manière professionnelle, peut s’avérer très efficace. Elle permet, le cas échéant, d’identifier des besoins complémentaires en formation et en perfectionnement.
L’impact des formations visant le développement des comportements est difficilement observable à court terme, le changement des attitudes et des comportements supposant de la répétition, de l’entraînement et de l’expérience. Un hôtelier me disait un jour, à propos de la formation du personnel : «Si tu prends soin de ton personnel, ce dernier prendra soin de tes clients et tes clients reviendront».