Je passe 80% de mon temps en réunion

On est tout le temps en train de nous dire que nous devons développer la fameuse proximité utile auprès de nos équipes, que nous devons être à l’écoute, disponibles et les coacher : mais cela c’est dans les contes de fées ! Parce que dans la réalité, c’est à peine si j’ai le temps de lever la tête de mes dossiers, je passe presque 80% de mes journées en réunion (mon entreprise adoooore ça) alors je veux bien qu’on m’explique COMMENT je peux faire pour ça ? Ou alors je ne traite plus du tout mes dossiers, emails, etc. Il faut choisir ! Que me conseillez-vous ? R.Z.- Casablanca

Comme vous avez raison de souligner ces réunions qui se multiplient et qui dévorent sans bruit notre temps !

Ce qui reste tout de même incompréhensible c’est que vous êtes très nombreux à vous en plaindre mais que cela ne cesse pas pour autant! Il devrait exister une procédure claire en la matière, par exemple un quota à ne pas dépasser car ces réunions qui, à la base avaient été faites pour accélérer la prise de décision et fluidifier l’échange d’informations, sont devenues ni plus ni moins de véritables usines à perte de temps et à frustrations !

Dites non !

C’est le premier, quasiment le SEUL moyen de réduire le nombre de vos réunions !

Refusez-les à chaque fois que cela est possible et bien entendu lorsque vous n’êtes concerné que de loin par le sujet. Vous avez en effet certainement remarqué que vous avez été convié à cette réunion uniquement pour LA FORME ?

Parce qu’il existe encore des personnes «fâchées» de ne pas être conviées à certaines réunions, nous en arrivons à recevoir des invitations «anti susceptibilités», alors, n’hésitez pas à indiquer à vos collègues que de votre côté vous ne prendrez certainement pas ombrage de ne pas être convié à certaines réunions !

Si vous êtes en mode «agenda partagé» prenez de cours les fabricants de réunions en plaçant des plages horaires ou vous serez indisponible car, en réunion avec vous-même !

Les 3 questions

Si vous le pouvez, proposez à votre département/direction de mettre en place la règle des 1 X 72 X CONCERN. Elle est très simple puisqu’il s’agit de ne pas solliciter la même personne pour plus d’une réunion par jour, de la prévenir au minimum 72h à l’avance (à moins d’une urgence bien sûr) et de se poser la question du IS HE/SHE CONCERN ? En répondant à ces trois questions :

1. Est-ce que cette personne est impliquée directement dans le sujet de la réunion ?

2. Est-ce que je pourrai éviter de la convier en lui envoyant juste un mémo de la réunion ?

3. Est-ce que l’agenda de cette réunion n’est pas redondant avec une autre réunion déjà prévue ?

Enfin, et même si cela paraît de prime abord «impossible», certains managers ont mis en place «les réunions du mercredi». Il s’agit tout simplement de bloquer toute cette journée pour les réunions et seulement cette journée. Cela permet à chacun de pouvoir s’organiser les autres jours en toute sérénité, mais aussi d’éviter certaines réunions qui auraient été programmées à la va-vite mais qui parce qu’elles ont dû attendre le fameux mercredi ont trouvé une solution par un simple appel ou email ! Enfin, comme TOUT LE MONDE le sait, chacun se prépare en conséquence, et le plus concentré possible (au lieu d’avoir un œil scotché à son écran pendant la réunion).