Internet : quelques astuces pour mieux gérer votre messagerie pendant votre absence

Consulter sa messagerie et transférer les urgences à  ses collaborateurs ou activer la messagerie d’absence avec une redirection vers les adresses emails et téléphones des collègues : deux choix possibles.

Aujourd’hui, les cadres et les managers ne peuvent plus se déconnecter même pendant leur absence du bureau (congé, voyage ou autres). Les gadgets de communication (téléphone, ordinateur, netbook, ipad…) offrent la possibilité d’être toujours joignables.
Si pour le téléphone il est possible de contrôler le flux des appels et parfois se déconnecter en mode hors zone, la messagerie électronique est moins facile à gérer. La multiplication des solutions de mobilité tels que le blackberry ou l’iphone facilitent l’accès d’une manière instantanée à la messagerie. «Je ne peux plus me déconnecter. Avec mon blackberry, je consulte toujours mes emails y compris pendant le week-end et les vacances. Je suis en mode non-stop!», témoigne Hafid Limam, DG de la société de service informatique et d’ingénierie Partnet. Nuance : «Pendant mes vacances, je continue de consulter bien sûr mais avec une démarche de filtrage. Si c’est nécessaire, je transfère les messages à mes collaborateurs surtout pour les cas d’assistance technique d’urgence», ajoute-t-il.
Malgré cette contrainte, il faut reconnaître que la mobilité a permis de se détacher de l’obligation de rentrer au bureau ou ouvrir l’ordinateur pour consulter juste le e-mail.

Se désinscrire des listes de diffusion avant d’actionner un répondeur

D’autres managers adoptent une démarche opposée. «Avant mon départ, j’active la messagerie d’absence avec une redirection vers les adresses emails et téléphones des collègues qui sont au bureau pendant mon absence. En cas d’urgence, j’ai la possibilité d’accéder à mon e-mail à distance à travers une plate-forme webmail via hotspot Wifi, 3G ou un cybercafé», explique Nadia Dupuis, chargée de la presse de l’information à la commission européenne à Rabat.
Sur la base de ces deux attitudes, l’enjeu de connectivité n’est plus technique mais beaucoup plus comportemental. Aujourd’hui, chaque manager ou cadre développe une démarche propre pour gérer l’accessibilité de sa messagerie électronique.
Néanmoins, avant de partir en vacances, il est recommandé d’activer l’option «de réponse de message d’absence». Plus pratique encore, il est souhaitable de signaler à vos correspondants que vous ne pourrez pas lire leurs messages avant un certain temps, et ce tout en veillant à donner les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence.
Cette option peut être activée à travers votre lecteur de messagerie (Outlook ou Lotus…). En cas d’utilisation de services mails gratuits (yahoo, hotmail ou Gmail…), la procédure d’activation est disponible généralement dans les rubriques «Options» ou «Préférences».