Ils ne lisent jamais mes emails !

Je ne comprends pas ! Les gens se plaignent de ne pas être tenus informés dans leur entreprise et moi qui ne rate aucune occasion pour communiquer je vois qu’en réalité mes équipes ne lisent pas mais emails ! La preuve ? Je suis parfois obligé de relancer (par d’autres emails) des dizaines de fois pour avoir ENFIN une réponse! Que me conseillez-vous ?
T.Y.- Rabat

Les emails. Ah le sujet des emails ! A croire que nous ne «savions» pas travailler avant cette invention qui a été créée -au départ- pour faciliter les échanges entres les hommes. Reléguant au rang du «has been» le courrier et autre «notes de services», l’email a en effet véritablement révolutionné notre mode de vie mais aussi la culture d’une entreprise.

Mais, comme pour tout, il arrive un temps où l’invention et ses bénéfices supposés s’inversent pour, parfois, devenir un véritable frein à l’objectif initial.

Il est vrai qu’il est très important de maintenir le contact avec ses équipes et donc de communiquer le plus fréquemment possible. Et en cela : vous avez absolument raison !

Peut être en faites-vous
un peu trop ?

Mais si vos collaborateurs sont noyés dans des dizaines d’emails quotidiens de votre part, il paraît assez normal qu’ils ne puissent être dans la réactivité que vous attendez ! Et cela sans parler de ceux que certains «boss» envoient à des heures où chacun devrait être en train de prendre un repos bien mérité !

Alors, une petite astuce : le matin, ouvrez votre boîte email, et dès que vous le «sentez» rédigez votre premier email à votre équipe. Attendez une heure avant (à moins que celui-ci ne soit d’une extrême urgence bien entendu) de l’envoyer. Vous verrez que probablement vous aurez reçu la réponse à la question objet de votre email que vous pourrez supprimer sans avoir eu à l’envoyer. Et puis, vous aurez également certainement beaucoup moins stressé vos collaborateurs qui, de toute façon, allaient vous répondre sur la question…

D’autre part, envoyez un ou deux emails par jour MAXIMUM ! Au-delà, comment voulez-vous que votre email soit pris au sérieux s’il est noyé dans la douzaine d’autres ayant le même objet «hyper urgent de chez hyper important» ?

Essayer l’email «vocal»

Certains d’entre nous ont apparemment oublié qu’il existe une autre possibilité de dialoguer avec ses équipes que l’email. Mais aujourd’hui, il est très courant de voir un «boss» ou un collègue envoyer un email à une personne se trouvant à quelques mètres de son bureau ! «It’s Time To Get Human Again» est un des credo de Dale Carnegie.

Alors, si vous essayiez une nouvelle option : l’email VOCAL ?

Allez tout simplement au bureau de la personne concernée par votre demande, posez-lui votre question et vous aurez ainsi gagné trois avantages :

w Vous permettre de sortir un peu de votre «antre».

w Avoir un échange «humain» et chaleureux avec votre collaborateur.

w Et enfin : obtenir une réponse instantanée à votre question !

Keep it simple est une expression très courante mais encore insuffisamment appliquée dans certaines entreprises, et pourtant la simplicité c’est la «sophistication suprême», comme le disait ce génie de Monsieur de Vinci!n

A vous de jouer !