Gestion du temps : ne pas confondre priorités et urgences

Le fait de déléguer et de savoir dire non permet de se concentrer sur l’essentiel.
Toujours prévoir des plages horaires pour les imprévus.
Servez-vous des outils technologiques pour planifier vos activités.

Prospection, voyages à l’étranger, réunions internes ou à l’extérieur de l’entreprise, gestion des conflits, problèmes imprévus… Entre les tâches opérationnelles, le quotidien, les urgences et les dossiers stratégiques, il arrive qu’un manager se retrouve dans des situations embarrassantes. Quand tout peut générer, directement ou indirectement, des conséquences sur les performances de l’entreprise ou de l’équipe, il devient alors difficile de savoir par où commencer. Beaucoup vivent ce calvaire et, à force de tout vouloir faire, finissent par s’épuiser. La solution est pourtant toute simple : définir les priorités et bien les gérer pour mieux avancer parce qu’au bout il y a toujours des objectifs mesurables à atteindre.
Mais, eu égard au développement des technologies de la communication qui donnent l’impression que l’individu n’a plus d’emprise sur le temps, tant il est assailli de demandes, on peut tomber dans le piège qui revient à confondre l’urgent et le prioritaire. Une erreur justement à ne surtout pas commettre !
«La priorité se définit par rapport à un contexte ou une situation. Une tâche devient prioritaire quand elle est à la fois urgente et importante», explique Malgorzata Saâdani, coach certifié et DG du cabinet ANC Communications. Pour la définir, il convient de distinguer entre ce que l’on veut faire et ce que l’on doit faire. Tout ce qui est relatif au second point relève des priorités. Les méthodes d’identification diffèrent cependant d’une personne à une autre.
Selon Réda Idir, Dg d’Eagle engeneering, cabinet spécialisé dans l’audit et certification, la définition des priorités est d’abord une question de management. Sa démarche consiste à «établir toute une stratégie, déclinée en plans d’actions avec des objectifs et des délais de réalisations précis». Mais tout ne peut être conçu dans une optique à long terme. Dès lors, il est possible de fonctionner selon des séquences plus courtes, à l’instar de Laurent Boleau, Dg du portail de l’immobilier Selecktimmo. «En semaine, je fais la part entre l’opérationnel, c’est-à-dire les tâches courantes, le stratégique (développer de nouveaux services) et le commercial (trouver de nouveaux clients et partenaires). Au quotidien, cela se traduit par une planification de toutes les tâches possibles pour ne pas délaisser une activité au détriment de l’autre», explique-t-il.
Bref, pour ne pas se laisser déborder et parvenir à atteindre sans trop de stress les objectifs d’une journée et, au-delà, d’un mois ou d’une année de travail, la gestion de son «budget» temps est donc capitale. «Notre métier nous oblige à travailler dans des conditions limites, dans un régime de pression et de stress. La notion de temps est un paramètre central. Toutefois, il faut veiller à ne pas subir la fausse pression, qu’elle vienne du client ou du manager. Il ne faut pas non plus bousculer sans raison les collaborateurs sinon il risque d’y avoir des incidences négatives sur la qualité de leur travail».
La capacité à s’isoler au maximum et à déléguer le plus possible est également l’une des clés précieuses pour gagner en efficacité.
S’isoler ne signifie nullement s’enfermer dans une bulle et ignorer ce qui se passe autour de soi. Ce n’est autre que prendre le temps pour se concentrer sur l’essentiel dès qu’un programme de travail est élaboré et validé. Il s’agit alors de refuser toute sollicitation intempestive n’entrant pas dans le cadre des dossiers à traiter.

Ne pas remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui

Pour déléguer, il convient d’abord de trouver le collaborateur digne de confiance tant du point de vue de la compétence que du sérieux, bien lui clarifier ses attributions et ne pas le charger que de tâches routinières sans grand intérêt qui vont le lasser très vite.
Si tout est bien cadré, il est également inutile de contrôler quotidiennement le travail. On peut se contenter de faire le point de manière périodique et à des moments convenus à l’avance.
Suffisant pour être zen ? Pas du tout ! On doit s’abstenir de remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui, sachant qu’il y a toujours des imprévus. Par conséquent, même si on sait planifier, il est important de laisser des plages de temps libre pour gérer ce genre de situations.
Amine Benkirane, directeur commercial dans une société de confiserie, planifie une semaine à l’avance son emploi du temps, en y aménageant des plages horaires pour les imprévus ou encore les sollicitations de ses collaborateurs. «C’est une manière de ne pas négliger les tâches importantes tout en conservant le contact avec l’équipe» , explique-t-il.
En plus, les outils ne manquent plus pour gagner en efficacité. Quand on n’a pas les moyens de payer une assistante, un simple agenda traditionnel peut faire l’affaire. Mieux, les mordus de la technologie peuvent toujours recourir aux agendas électroniques et autres organiseurs qui peuvent maintenant servir d’ordinateur de poche.
A chacun son dada.

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