Gestion du temps : les bases d’une meilleure gestion des priorités

Mode d’emploi.

1 – Affecter un budget temps pour chaque activité

Risques
– S’installer dans la totalité des durées disponibles et prendre plus de temps qu’il n’en faut pour être efficace.
– Plus on a de temps, plus on en prend :
– Le travail est comme un gaz : il prend toute la place disponible.

Solutions
– Évaluer le temps nécessaire,
– Se fixer des heures limites.

2- Développer son réalisme dans l’évaluation du temps

Risques
– Sous-évaluer le temps nécessaire à une tâche et ne jamais finir ce que l’on a commencé.

Solutions
– Faire des bilans d’activité journalière,
– Intégrer préparation et maturation.

3- Prendre conscience de la subjectivité du temps

Risques
– Confondre quantité et qualité de travail,
– Vouloir trop en faire.

Solutions
– Repérer ses limites et ses plages d’efficacité;
– Respecter ses cycles personnels.
– Prendre des pauses

4- Privilégier les séquences de travail homogènes


Risques

– S’habituer aux travaux en miettes et se droguer aux interruptions.

Solutions
– Privilégier les séquences homogènes.
– Se protéger des sollicitations extérieures.

5- La priorité est subjective : ce qui nous plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser

Risques
– Considérer comme secondaire ce qui nous déplait et le reporter indéfiniment.

Solutions
– Veiller aux heures limites
– Faire alterner l’agréable et le désagréable.

6- Privilégier l’essentiel

Risques
– S’obstiner sur des tâches secondaires et confondre l’important et l’urgent.

Solutions
– Identifier ses activités à «haut rendement»
– Se consacrer au cœur de sa mission.

7- Réfléchir avant d’agir

Risques
– Privilégier l’exécution, à la conception. Ne faire l’important que quand il devient urgent.
– Prendre de mauvaises décisions ou faire un travail inutile par insuffisance de réflexion préalable.

Solutions
– Avant de s’engager dans la résolution d’un problème quelconque, s’accorder le temps de la réflexion.
– Sur le caractère de la tâche à accomplir.
– Sur la méthode à utiliser,
– Sur le fait de disposer ou non de l’ensemble des données nécessaires.

8- Ne pas remettre à plus tard les décisions à prendre

Risques
– Être paralysé par la surinformation. Ne pas décider à temps.
– Ne plus avoir l’esprit disponible pour autre chose que le problème non solutionné.

Solutions
– Prendre des décisions en univers incertain.
– Se donner le droit à l’erreur (à soi mais aussi aux autres).
– Être méthodique dans la prise de décision.
– Ne pas reporter les prises de décisions délicates.
– Fixer des dates limites, s s’y tenir.

9- Affecter un ordre de priorité aux tâches à accomplir

Risques
– Ne pas intervenir ou intervenir trop tardivement sur des situations prioritaires.
– Prendre les tâches comme elles viennent.
– Laisser la chronologie et le hasard gérer leur temps

Solutions
– Raisonner en terme de priorités ;
– Affecter un degré de priorité à toutes les tâches.
– Analyser la tâche à accomplir.

10- Programmer à l’avance l’utilisation de son temps

Risques
– Travailler pour les autres, ne pas atteindre ses propres objectifs.
– Subir, agir sous la pression des évènements.

Solutions
– Fixer des «rendez-vous avec soi», des «rendez-vous du temps» à période régulière.
– Planifier à l’avance ses activités prioritaires.
– S’y tenir.
– Réserver du temps pour l’impondérable et l’imprévu.

11- Alterner les tâches de nature différente

Risques

– Faire un peu de tout et, bien souvent, ne rien faire de bien.
– Ne plus être efficace en effectuant une activité sur une longue période.

Solutions
– Ne faire qu’une activité à la fois.
– Faire des choses de nature différente (alterner temps de réflexion, temps d’action et temps de relation).
– Alterner des séquences courtes et des séquences longues.
– Ne changer d’activité qu’en cas d’enlisement.