Frais : tout pour les boss, rien pour les autres !

J’en ai assez de voir passer des notes de frais somptuaires pour les boss de la boîte et de devoir les accepter alors que lorsqu’il s’agit d’un simple collaborateur on lui fait toutes les misères du monde pour lui rembourser ses factures. Ce n’est pas juste, les boss se payent des voyages au frais de la société, vont dans des restaurants de luxe (et pas toujours pour le travail) et je dois fermer les yeux alors que pour un simple collaborateur qui doit par exemple partir en déplacement, c’est tout juste s’il a de quoi régler sa note d’hôtel !

Eh oui, le monde de l’entreprise n’est pas celui des «bisounours» ! Il existe des incohérences vécues par certains comme des injustices et par d’autres comme une chose normale voire plus qu’anodine ! Et le pire c’est que personne n’a entièrement tort ni raison !

Ne vous mettez pas dans une situation délicate

Que voulez-vous ? Punir ces «méchants et profiteurs boss» ? Vous transformer en Robin des bois de la note de frais dans l’entreprise ? Je ne suis pas certaine que vous réussiriez à marquer des points dans ce type de combat…ni que cela soit bien utile…Cela risque même de vous mettre dans une situation plus que délicate vis-à-vis de vos supérieurs qui sont les décideurs de ces règles du jeu !
Vous vivez cette situation comme une injustice et vous souhaitez y remédier alors qu’il s’agit de trouver une solution juste pour les AUTRES ! Donc, concentrez-vous sur cette bataille-là bien plus constructive !
Apparemment, le barème des dépenses ne semble pas adéquat puisque certains collaborateurs se retrouvent avec un budget clairement insuffisant. Aussi, à vous de préparer un nouveau barème en prenant en compte les besoins de vos collègues mais aussi des contraintes de l’entreprise.
Profitez-en également pour fluidifier ce process. En effet, très souvent, la procédure de remboursement est trop compliquée, voire déconnectée de la réalité du terrain (je me souviens d’un commercial qui avait pour zone géographique «la cambrousse» et qui n’arrivait jamais à se faire rembourser ses notes de frais vu l’absence de restaurants avec «patente» !). En clarifiant les choses vous permettrez à tout le monde d’avoir des repères clairs et de gagner du temps !
Pour cela, n’hésitez pas à benchmarker les pratiques avec vos pairs dans d’autres entreprises. Cela vous permettra d’être rassuré quant à vos propositions et d’éviter certaines erreurs très difficiles à rectifier une fois que la nouvelle procédure sera communiquée.

Convainquez vos boss

Les murs ont des oreilles et celles des «boss» sont à très large spectre ! Aussi, évitez à tout prix de parler de cette problématique au sein de l’entreprise. D’abord parce que votre fonction exige de vous une confidentialité sans faille et ensuite parce que cela n’aidera en rien votre plan d’action, bien au contraire. Votre discours doit être toujours le même : revoir le barème devenu obsolète aujourd’hui. Il vous faudra donc convaincre vos boss de la pertinence de ce nouveau barème. En la matière ils voudront savoir POURQUOI et COMBIEN ? Pourquoi changer quelque chose qui marche bien (à vous de leur démontrer que justement ça ne marche pas et d’en profiter pour leur communiquer le benchmark avec les autres entreprises). Il sera donc important de préparer à l’avance trois possibilités de barèmes et leurs impacts financiers, et ce, à la fois pour leur donner le choix et prendre conscience du delta minime que cela engendrera sur le budget mais de l’impact très important sur le moral et l’efficacité des troupes !