Dompter les nouvelles technologies

Flexibilité, réactivité, instantanéité et travail à distance sont des avantages à condition de savoir rester maître à bord et de réguler chaque point.

Chaque outil à des effets pervers, il est important de les connaître pour s’en prémunir.

Les e-mails

Au-delà de 50 mails reçus par jour, il faut apprendre à limiter les interruptions de travail pour prendre connaissance des messages. Ouvrir sa boîte aux lettres deux à trois fois par jour suffit. En revanche, il faut savoir répondre dans un délai raisonnable pour éviter trop de messages de rappel.
Mieux gérer son courrier électronique, c’est aussi mettre en place des procédures de tri (en fonction de l’urgence ou de l’importance) ou de destruction automatique des mails, des fonctions que la plupart des logiciels de messagerie proposent. Des logiciels comme «Peer to Peer» ou «Kaza» vous aident aussi à traquer les spys et autres spams. Autre astuce que préconise Kamal Benzerouk, vice-président de Latco, société spécialisée dans la commercialisation des produits informatiques : procéder par liste de contacts. Votre adresse mail n’affichera que les mails émanant de votre liste de contacts. De quoi stopper les courriers indésirables.
Autre conseil : ne négligez pas les rapports humains. Si des problèmes ou des remarques vous sont notifiés par e-mail, n’hésitez pas à répondre par téléphone ou en face à face. Changer de support de communication pour les échanges permet de ne pas être dépendant des nouvelles technologies. Enfin, pour vous prémunir d’un flux de messages trop soutenu, vous pouvez créer une seconde adresse e-mail réservée à un réseau de contacts prioritaires.

L’informatique

Fini le temps où vous deviez envoyer un devis ou une plaquette de produits par simple fax parfois difficile à déchiffrer. Fini encore le temps où vous deviez faire une présentation avec pour seul support un stylo et une feuille de papier. Aujourd’hui tout est informatisé. Avec des logiciels comme Acrobat Reader, Powerpoint et autres, vous pouvez exceller dans l’art de la présentation des documents. Et avec de l’animation s’il vous plaît.
A priori, des notions de base sur Word et Excel sont rudimentaires pour quelqu’un censé utiliser quotidiennement l’ordinateur. Si certains d’entre eux s’apprennent parfois en solitaire, ce n’est pas le cas pour d’autres programmes. La seule solution est alors de suivre une formation, ne serait-ce qu’en interne. Si généralement ces logiciels ont atteint leurs limites, il est possible de mettre en place des options comme le correcteur d’orthographe automatique pour ceux qui utilisent fréquemment Word ou encore le dictaphone. Vous pouvez également vous procurer un manuel d’emploi pour progresser de façon autonome.
Mais dans tous les cas, il est inutile d’apprendre des fonctions dont vous ne vous servirez pas dans l’immédiat. Pensez opérationnel et selon vos besoins immédiats.

Les bases de données

SQL, Access, Oracle, DB2, … avec les technologies d’information, nous passons de la gestion de la pénurie à la gestion de l’abondance d’informations. De ce fait, les avantages des bases de données sont nombreux : accès à l’information plus rapidement et facilement, recherche facile, meilleurs suivi de l’information et analyse des données, prise de décision efficace, automatisation de tâches répétitives…
Sur ce point, il faut savoir limiter l’accès aux informations qui vous sont utiles. Afin d’améliorer la lisibilité des informations, n’hésitez pas à demander la mise en place de tableaux de bord qui vous permettront une lecture rapide, agrégée et selon vos attentes. L’intranet est un support idéal pour ces indicateurs qui, pour plus de pertinence, peuvent également proposer un historique des données afin d’assurer un suivi dans le temps. Autre conseil : face à l’ afflux de données, ne confondez pas controlling et management. La connaissance des informations permet d’avoir une vision claire de son environnement, mais ne permet pas d’agir dessus.

Téléphone mobile et «organiser»

L’essor de la téléphonie mobile a considérablement modifié les habitudes de travail. Le portable ne permet pas seulement de communiquer oralement, mais aussi et de plus en plus de transmettre des données, par exemple en envoyant des messages courts (SMS), ou encore de se connecter sans fil à l’internet. Autre avantage : la disponibilité permanente de l’ensemble des services, sans contrainte de lieu ni d’heure. Ce sont surtout les utilisateurs professionnels qui ressentent un besoin accru d’accéder par mobile à leur courrier électronique, leur agenda ou aux données de leur entreprise. Bien évidemment, le risque principal reste le parasitage entre vie professionnelle et vie privée.
Sur ce point, tout est question d’équilibre individuel. Pour éviter les dérives, n’hésitez pas à limiter la diffusion de votre numéro de téléphone, si votre fonction le permet, ou à investir dans un second portable personnel, que vous utiliserez en dehors du travail.