Des astuces pour gagner en efficacité au travail

Il n’y a pas de secret, l’efficacité passe par une meilleure gestion de son temps.
Liste de tâches, priorité donnée à l’urgent et à l’important, délégation, un ensemble d’outils et de modes de gestion qui permet de faire mieux.
Les bonnes résolutions peuvent rester sans effet si l’entreprise est mal organisée.

Etes-vous efficace au travail ? «Je ne sais pas», «ça dépend des périodes ou de mon humeur»…Très peu de gens connaissent finalement leur rendement au travail, et il ne se passe pas un jour sans que l’on se demande si on a bien accompli ce qui devait être réalisé durant la journée. Il est vrai que c’est le résultat final qui compte, mais l’on ne peut réellement parler d’efficacité que si l’on arrive à réaliser ce résultat sans trop se stresser ou mettre ses collaborateurs et/ou ses collègues sous pression.
Sachant qu’une journée ne dure que 24 heures et qu’il faut jongler entre la vie professionnelle et la vie privée, on est d’abord bien obligé d’effectuer le tri entre ce qui doit être fait tout de suite et ce qu’on peut reporter.
Comme dit le vieil adage : «gérer c’est prévoir». L’une des principales sources d’efficacité pour un manager réside dans une meilleure gestion du temps.
En clair, ceux qui se disent débordés utilisent souvent mal le temps dont ils disposent, soit parce qu’ils passent trop de temps à parler au téléphone ou à discuter de futilités avec des collègues, soit parce qu’ils s’entêtent à accomplir des tâches qu’ils pourraient facilement déléguer. Mais, parfois, le problème relève d’une mauvaise organisation du travail dans l’entreprise.

Arriver au bureau avant les autres pour pouvoir s’organiser
Comme l’explique Patrick Barrau, coach et directeur associé du cabinet Maroc Devenir, «la gestion du temps n’est pas uniquement le fait d’un comportement individuel, elle relève aussi de l’organisation de l’entreprise. Si les priorités ne sont pas clairement affichées, il est certain que cela entravera le travail de chacun et se répercutera sur le rendement de l’entreprise». Dans de telles conditions, les bonnes résolutions personnelles peuvent être inefficaces. Cependant, cette impression de surbooking permanent n’est pas une fatalité. Il est bien possible d’atteindre ses objectifs sans trop de stress.
Comment y parvenir ? En mettant tout simplement de l’ordre dans sa tête d’abord et dans son emploi du temps ensuite. «De préférable très tôt dans la journée, avant l’arrivée des collègues», souligne Mohamed Alami, DG d’une PME. Histoire de clarifier sereinement ses priorités de la journée. Adil M., lui, est un adepte du démarrage «organisé». Il tient à ranger son bureau et à établir une liste des tâches du lendemain, le soir avant de quitter. Cela lui permet d’être opérationnel à la première heure.
Il convient aussi de se servir des bons outils. Aujourd’hui, un agenda électronique ou papier est incontournable.
Comment alors organiser sa journée efficacement ? En clair, la séquence des tâches, le rythme de la journée, la façon dont vous traitez vos tâches et dont vous organisez vos priorités influencent votre productivité. Si vous traitez les tâches quand elles arrivent, si vous réagissez rapidement à tout, si vous n’avez pas de méthode pour discerner ce qui est important de ce qui ne l’est pas, votre productivité sera plus faible. De ce fait, nombreux sont ceux qui préconisent d’adopter le tableau des urgences/importances, encore appelé «méthode du général Eisenhower». Celle-ci consiste à classer les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. En parcourant cette fiche, vous apprendrez à mieux gérer vos priorités.
Attention, toutefois, gérer l’urgent et l’important ne doit pas vous empêcher de donner du temps à l’imprévu. Une réunion de planing mensuel décidé par vos patrons à la dernière minute est difficilement contournable. Un collaborateur qui se plante, vous obligeant à intervenir, génère un surplus de travail imprévu. Attention aussi à ne pas transformer votre gestion du temps en fuite en avant : à force de repousser les problèmes, on finit par se retrouver submergé, et tout le processus d’organisation que vous aurez construit tombera à l’eau. Pour éviter de se retrouver dans un schéma de ce type, deux solutions existent. Déléguer au maximum ce dont on ne peut s’occuper et prévoir, en fin de semaine par exemple, une demi-journée libre pour traiter ces futilités qui pourraient devenir de gros problèmes. Même dans ce cas, il faut être organisé. Cette demi-journée libre doit comprendre un ordre du jour.

Apprenez à utiliser la méthode des «5 S»
Par ailleurs, si les termes japonais Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ne vous disent absolument rien, apprenez qu’il s’agit principalement des cinq fondements de l’organisation.
Le Seiri ou «débarras» consiste à trier, à hiérarchiser les éléments et à supprimer l’inutile de façon à lutter contre l’accumulation.
Le Seiton ou «rangement» permet de mieux aménager les moyens pour éviter les pertes de temps et donc d’énergie. Comme on dit, «une place pour chaque chose et chaque chose à sa place».
Le Seiso ou «nettoyage» peut revêtir deux aspects. L’un préventif (ne pas salir), l’autre correctif (nettoyer, inspecter).
Le quatrième fondement, Seiketsu, concerne l’«ordre». Cette opération consolide les précédentes. Il marque le respect de chacun pour son environnement immédiat. Le 5e S, quant à lui, ou Shitsuke concerne la rigueur. C’est la règle la plus importante. Elle pérennise l’effort accompli et suscite une amélioration continue.
La délégation est aussi un bon moyen pour être efficace. Apprenez à le faire, mais pas n’importe comment. «Parce qu’elle est souvent mal vécue, la délégation peut engendrer une déception de part et d’autre. Pour cela, il s’agit de mieux comprendre ses propres zones de freins pour les transformer en aptitudes et en capacités conscientes à mieux déléguer, ou à mieux recevoir et vivre la délégation, selon ses intentions profondes, selon ses propres valeurs et selon son cadre environnemental», note Patrick Barrau, qui ajoute par ailleurs (voir interview en page suivante) que, contrairement à une idée reçue, il ne faut pas exercer une pression sur ses collaborateurs pour obtenir plus d’efficacité. Pour lui, c’est dans la sérennité que l’on est plus performant. Il reste que beaucoup de managers affirment ne pouvoir donner le meilleur d’eux-même que quand il sont en état de stress. Le débat à ce sujet reste ouvert.
Enfin, faire preuve d’efficacité consiste aussi à faire le vide en soi. Faire du sport, se consacrer à une passion, prendre des vacances… Autant d’activités qui permettent de se ressourcer.

S’occuper en priorité de l’urgent et de l’important s’impose. Il faut toutefois réserver régulièrement une demi-journée libre à ces futilités qui risquent un jour de se transformer en gros problèmes. Là aussi, ce «temps mort» devra comporter un ordre du jour.

Une fois établies et listées les priorités, il est indispensable de déléguer si on veut les mettre en œuvre.