Déléguer efficacement suppose une bonne organisation au quotidien

En matière de délégation, il faut identifier trois choses : les résultats attendus, le délai à respecter et la personne idoine.
Il faut aussi former avant de déléguer.
La délégation est une autre forme de motivation des collaborateurs.

Pour réaliser de bonnes performances et tirer une équipe vers le haut, un manager doit aujourd’hui savoir déléguer. Ce n’est plus un choix personnel, mais une exigence. Parce que le marché impose des délais toujours plus courts et que les changements sont continus. Un manager doit donc regarder toujours vers l’avant et être proactif au lieu de perdre son temps dans des tâches d’exécution. Mais déléguer se prépare. Yasmina Rheljari Chbani, DG de Dale Carnegie Maroc, nous dit comment procéder et ce qu’on peut y gagner.

La Vie éco : Le mode de management a changé. Fini le patron omnipotent, on parle de plus en plus de participation et de responsabilisation. Qu’est-ce qui motive cette évolution ? Ou, de manière plus directe, que signifie déléguer aujourd’hui?
Yasmina Rheljari Chbani: C’est une question de survie pour les managers ! En effet, le niveau d’exigence ne cesse de croître (clients internes et externes). Aussi, le manager ne peut plus tout faire lui-même ! C’est-là également un formidable outil de motivation car tout collaborateur cherche à être responsabilisé réellement. C’est enfin un outil de promotion pour les deux parties : le manager, qui a su développer de nouvelles compétences au sein de son équipe, et le collaborateur qui, par sa montée en compétences, mérite d’occuper une fonction plus importante.
Déléguer correctement aujourd’hui, c’est un rapport gagnant-gagnant pour le manager, le collaborateur, l’entreprise et le client final.

Le choix de déléguer peut conduire à la désillusion. Quels facteurs peuvent faire que les choses tournent mal ?
Ces facteurs sont nombreux. On peut citer les plus courants : sélectionner la mauvaise personne ou la personne qui se retrouve toujours débordée et qui, souvent, atteint son degré d’incompétence ; ne déléguer que des dossiers inintéressants et se réserver la «part du lion» ; ne pas donner de feedback sur un dossier que l’on a délégué en urgence, et enfin, un grand classique, qui appartient à l’ère «protoéconomique», la propension du manager à endosser la paternité des dossiers traités par ses collaborateurs !
Mais, le plus fréquemment, l’échec est dû au manque d’organisation du manager qui délègue tout et n’importe quoi dans l’urgence ! Les collaborateurs se retrouvent ainsi étouffés par un flux de demandes imprévues dans la même journée et essayent de traiter un petit bout de chaque dossier.

Comment bien déléguer ?
En respectant certaines étapes simples mais que l’on omet souvent. D’abord en identifiant clairement le résultat que le manager souhaite atteindre concernant le dossier/tâche délégué (e). Ensuite, en identifiant la bonne personne à qui déléguer et en tenant une réunion de délégation avec cette personne pour lui expliquer clairement le résultat à obtenir et le délai à respecter. Il s’agit, à ce moment-là – de laisser le collaborateur réfléchir au «comment le faire». Il faut aussi vérifier que le plan d’action proposé est pertinent et mettre en place un système de suivi le plus light possible tout en étant régulier.
Enfin ne pas oublier de reconnaître le travail bien fait et «savoir raison garder» lorsqu’une erreur apparaît car plus la réaction du manager sera violente plus le niveau de motivation et l’envie de prise d’initiative baissera.

Ce n’est pas si simple dans la pratique, comment procéder au quotidien ?
En étant organisé ! Si le nombre de tâches déléguées en urgence est plus important que celui qui est planifié, cela aura un impact direct sur l’efficience de l’équipe ! Aussi, la clé, c’est de former avant tout le manager à bien déléguer, sinon l’effet cascade de la désorganisation risque d’être redoutable sur l’équipe. Enfin, en ayant une vision claire de ce que chaque membre de l’équipe maîtrise et de son potentiel pour de nouvelles tâches : le manager est un chef d’orchestre responsable de l’harmonie qui se dégagera de son équipe ; c’est à lui de répartir les tâches équitablement et rationnellement.

Quels sont les préalables d’une bonne délégation ?
La préparation, avant toute chose, afin que tout soit bien clair pour les deux parties lorsqu’il s’agit de déléguer un travail. Et, enfin, l’accompagnement du collaborateur. En effet, nous ne pouvons pas demander à notre équipe de faire plus, mieux, plus vite, sans améliorer leurs compétences par des formations pertinentes et adaptées à leurs besoins !
Enfin, le manager doit éviter à tout prix de racheter la délégation quand les choses ne se passent pas comme prévu. En effet, si les collaborateurs s’en aperçoivent, ils se désolidariseront immédiatement de leur responsabilité puisque, de toute façon, le chef refera le travail.
Pour terminer, le véritable préalable concerne l’état d’esprit du manager : jouer pour gagner avec son équipe signifie qu’il s’accrochera à ces process et fera tout pour que chaque membre de son équipe obtienne des victoires quotidiennes au bureau ! Ce seront d’ailleurs ses plus belles victoires !

Qui endosse la responsabilité en cas de problèmes ?
Cela dépend de l’entreprise et du manager. Dans les entreprises «parapluie» (où chacun cherche à se couvrir), c’est l’écrit qui prime. Tout le monde cherche à «être couvert» par des signatures, e-mails, confirmations, et on rencontre encore beaucoup de managers qui dégagent leur responsabilité lorsque la machine a des ratés.
Dans des entreprises plus «modernes», c’est en général le manager qui gère ce type de situations. Encore faut-il qu’il implique le collaborateur incriminé dans la résolution du problème, sinon, encore une fois, gare à l’effet déresponsabilisation !

Yasmina Chbani
DG de Dale Carnegie Maroc
Pour bien déléguer, il faut avoir une vision claire de ce que chaque membre de l’équipe maîtrise et de son potentiel pour de nouvelles tâches.