Contenu, timing, logistique…, rien ne doit être laissé au hasard

Suivi de l’évolution de l’environnement interne et externe de l’entreprise, évaluation des collaborateurs, identification des compétences…, la définition des besoins en formation est un long processus.

Comme les filiales de multinationales ou certains grands groupes locaux, le groupe Shell du Maroc a inclus la formation sur la liste de ses priorités. Techniques ou managériales, plusieurs disciplines sont proposées au personnel. Abdelkrim Sekkak, DRH du groupe, explique comment sont préparés leurs programmes.

De quelle manière définissez-vous vos besoins de formation ?

Les besoins en formation sont de deux types : individuel et collectif.
Les actions individuelles proviennent de deux sources différentes et qui sont étroitement liées. C’est le résultat de la gestion de la performance et de celle de la carrière à court et long terme.
Dans le cas de la gestion de la performance, l’entretien d’évaluation permet au collaborateur évalué et à son responsable hiérarchique de se rendre compte des objectifs individuels réalisés et ceux qui n’ont pas pu l’être. Quand un écart est observé, il devra aboutir à une action de formation.
Dans la gestion de carrière, chaque cadre de l’entreprise, dès son intégration, a pour obligation d’établir un plan de carrière (qui s’étale dans le cas de Shell Maroc sur 3 ans minimum). Ensuite, à la revue annuelle de ce plan de carrière avec son responsable hiérarchique, il trace ses compétences actuelles, ses souhaits de carrière futurs, ainsi que les actions nécessaires pour y arriver. Parmi ces actions, il y a certainement des formations.
Les besoins collectifs sont, eux, liés à la réalisation des projets d’entreprise, tels que le lancement d’un nouveau produit, la mise en place d’un nouveau processus…

Votre choix des actions de formation à mener obéit-il à quelle logique ?

Les actions de formation sont choisies de façon à répondre aux besoins des membres du personnel pour mener à bien leurs tâches dans leurs postes respectifs.
Il existe plusieurs manières de mettre en place une formation, je peux en citer quatre :
–  formation type «cours», en salle de classe ou en virtuel (e-learning) ;
– formation en accompagnement ou coaching par une personne ayant plus d’expérience ;
– formation par expérience professionnelle directe, par l’affectation du personnel à des projets spécifiques pour apprendre durant leur réalisation ;
– utilisation du matériel de référence tel que les livres, des ouvrages utiles…
La forme la plus répandue est l’organisation de cours présentiels ou de e-learning, ou par accompagnement (coaching).
Dans le cas de notre groupe, on préconise un mix des quatre moyens à chaque fois que c’est possible. Maintenant, le choix des formations se base sur une base de données de Shell Université qui offre un large panel de formations standard à la fois techniques et managériales. Nous  complétons ce panel par des formations spécifiques en local à travers des cabinets de renom (telles que les formations en lien avec la législation et le marché). Ces cabinets suivent bien évidemment un processus de qualification pour répondre aux normes requises en termes de formation.

Préférez-vous les formations en interne ou en externe ?

Nous ne pouvons pas réellement parler de préférence, mais plutôt de choix, et ce, afin de dispenser la formation de la meilleure façon possible et avec le maximum d’efficacité. Parfois, il est plus judicieux de dispenser une formation en interne, par exemple, pour partager une expertise existante dans l’entreprise. Nous avons aussi recours à la méthode de formation interne pour des considérations de coûts. Quant aux formations en externe, elles nous permettent d’acquérir de la valeur ajoutée dans certains domaines.

Quels types de formation privilégiez-vous (techniques, managériales, de développement personnel…) ?

En principe, il doit y avoir un équilibre entre les aspects techniques et managériaux dans la formation, un équilibre qui dépend du poste occupé. Nous verrons plus de formations de leadership pour les managers, tandis que ce sera l’inverse pour les experts. C’est un travail de spécialiste pour réussir cet équilibre, et c’est pour cela que nous avons des responsables de formation dédiés et utilisons le terme «ingénierie de formation».
En parallèle, le développement personnel y est très important, car en plus d’être un élément essentiel de motivation (réalisation de soi), il permet une évolution dans l’organisation, quel que soit le cheminement de carrière (expert ou manager).

De quelle manière assurez-vous l’évaluation et le suivi des actions de formation ?

Nous procédons à une évaluation à chaud à travers des questionnaires distribués à la fin de chaque formation, mais aussi à froid, à travers l’évaluation des compétences que font les responsables d’une manière biannuelle.
Quant aux acquis de compétences, le suivi des formations est conjointement assuré par la direction des ressources humaines, via les responsables de la formation, et les responsables hiérarchiques qui s’assurent durant toute l’année du bon déroulement, et comme déjà cité pendant les bilans annuels (évaluation de performance annuelle ou entretien de gestion de carrière)
D’une manière pratique, par le biais de la liste de présence, nous faisons le suivi des participants qui nous fournit un indicateur de performance de la formation, qui est le nombre de jours de formation par personne et par département. D’un autre côté, les évaluations de la formation à chaud, qui sont transmises aux responsables, nous permettent de rectifier le tir et de valider l’efficacité de la formation auprès des participants. Ces informations permettent de mettre en place les actions nécessaires pour gérer les actions de la formation.

Vous avez sûrement eu des ratés, quels sont les plus marquants ?

Par expérience, il y a de nombreux points sur lesquels nous devons être vigilants en ce qui concerne la formation.
Il faut éviter de refaire une formation qui ne répondrait pas exactement au besoin exprimé par les participants,  ceci par manque de communication avec le formateur ou à cause d’un besoin. La réussite des sessions de formation réside dans les détails. En plus d’assurer un bon contenu et de faire appel à un bon formateur, il faut aussi que l’organisation soit parfaite en termes de lieu, de timing et de logistique.