Comment tenir le rythme au travail durant toute l’année

Hiérarchiser les tà¢ches, déléguer
et ne pas se laisser prendre par les voleurs de temps permet de travailler sans craquer.
Le plus important est de se fixer des règles et de s’y tenir. Alternez les périodes d’activité intense avec les moments de travail paisible.
S’appuyer sur des prestataires externes pour se défaire de
certaines corvées domestiques.

«Je me suis sentie essoufflée à un certain moment. Démotivation, insatisfaction, manque de visibilité à moyen terme, j’avais l’impression que je marchais à reculons. Je n’arrivais plus à maintenir le rythme de travail auquel j’étais habituée», raconte, Aïcha Bennis, 32 ans, cadre commercial dans un groupe hôtelier. Comme elle, beaucoup de personnes actives vivent la même situation. En  cause, les délais de plus en plus courts et les objectifs toujours plus élevés. De plus, l’essor des nouvelles technologies de l’information et de la communication a fait que le rythme de travail s’est accéléré et que, parfois, il n’ y a presque plus de frontière entre la vie professionnelle et la vie privée : on peut travailler partout et n’importe quand et même, par manque d’efficacité, laisser le travail déborder sur la vie familiale ou le repos. Sans compter que la quête d’un niveau de vie élevé pousse beaucoup à exercer plusieurs activités ou à courir après les primes de productivité. «Un environnement de travail malsain et le manque de motivation contribuent également à cette impression qu’on en donne plus qu’il ne faut», ajoute Ghita Msefer, psychologue.
Dès lors, les risques d’être enfermé dans un cercle infernal ne sont pas négligeables, avec des conséquences physiques et mentales parfois désastreuses. Comment s’en sortir ? Seule solution : définir un mode de fonctionnement et s’y tenir, quoi qu’il arrive. Voici quelques repères.

Ne pas se laisser déborder par son travail

Très souvent, bon nombre de gens quittent leur lieu de travail avec l’impression de n’avoir rien fait de leur journée ou bien d’être en retard sur leur programme de travail. «Nous sommes constamment sur la brèche. Entre les sollicitations des collaborateurs, des clients, des fournisseurs et la concurrence, on se sent esclave de son entreprise», souligne Mohamed Alami, chef d’entreprise. Pour se rattraper, beaucoup sont tentés de rester un peu plus tard au bureau, de sacrifier les week-ends en famille ou de renvoyer les vacances aux calendes grecques… Du coup, la vie privée en prend un sérieux coup et l’on risque très souvent de craquer. Pourtant, il est possible d’échapper à ce cycle infernal pour peu qu’on s’organise.
Comment ? «En se disant d’abord que l’on ne peut pas donner plus qu’on peut», martèle un consultant. Autrement dit, il convient de prendre conscience de ses limites physiques.
Il faut ensuite mettre de l’ordre dans sa tête et dans son emploi du temps. Il convient de hiérarchiser ses priorités, en se servant des bons outils. Aujourd’hui, un agenda, électronique ou en papier, est indispensable pour ceux qui ne veulent pas se laisser déborder. Pour les tâches indispensables, il est utile de programmer un temps mort, un délai supplémentaire pour faire face aux inévitables imprévus qui sont légion dans notre environnement, tout en restant ferme dans certaines situations. La délégation est aussi un point fondamental. Un cadre performant doit pouvoir former ou choisir les collaborateurs sur lesquels il peut s’appuyer. Cela permet de se décharger de certains dossiers moins stratégiques et, qui sait, d’assurer la relève en cas de besoin. En somme, la journée est certes courte, mais, gérée de manière optimale, il est possible de réaliser beaucoup de choses.
La question des objectifs et des délais reste un détail important pour beaucoup. Certes, il faut que les objectifs soient ambitieux, mais ils doivent aussi être réalistes. Mais l’élément déterminant est de trouver de l’écoute. A ce propos, il faut aussi avoir le courage de frapper à la porte de son supérieur si on sent que la situation nous échappe ou qu’on n’a pas les moyens de les atteindre.
Il y a aussi une solution très astucieuse. «Répartir son rythme de travail sur toute l’année», conseille Karim El Ibrahimi, DG du cabinet RMS. En d’autres termes, alterner les périodes de grosses activités avec des périodes moins  intenses. Bref, lever le pied quand il faut.

Agir face aux voleurs de temps

Bavardages dans les couloirs, téléphone, réunionnite, pauses endémiques, internet…, gardez-vous de ces voleurs de temps car ils envahissent votre quotidien. Du coup, on passe plus d’heures au bureau qu’il ne faut. «En arrivant le matin à mon bureau, j’ai constaté que je perdais du temps à consulter mes e-mails. Sur les 100 que je reçois chaque jour, seulement 30 % nécessitent une réponse immédiate. Pour y remédier, j’affecte des couleurs différentes aux clients importants. Ce sont les seuls mails que j’ouvre dès qu’ils s’affichent. Les autres peuvent attendre…», souligne un patron de cabinet d’expertise comptable. Quant aux réseaux sociaux, genre Facebook, on ne soulignera jamais suffisamment leur effet de nuisance sur la concentration et la productivité. Si vous êtes accro, réservez des plages bien déterminées à cette distraction. Servez-vous en pour faire une pause entre deux dossiers et non pas pendant le traitement d’un dossier.

Dire non quand il faut

On a le don de vous confier une tâche urgente à la dernière minute ; on vous avise précipitamment de la tenue d’une réunion à laquelle vous ne vous attendiez pas ; votre client a tendance à vous demander une requête la veille…Stop ! Si votre bureau est ouvert en permanence, cela nuira forcément à votre efficacité. La parade ? Il est essentiel d’apprendre à dire non pour équilibrer sa vie. Difficile de le faire, voire suicidaire, surtout si la requête émane de votre supérieur hiérarchique. Vous pouvez toutefois le persuader que la requête est importante mais pas urgente.
Le plus agaçant c’est de se faire perturber à tout moment. «Sans mon assistante, je serais sollicité en permanence. Elle gère mon agenda, elle filtre les communications…elle est incontournable. En ce qui concerne les collaborateurs, la communication passe désormais par l’intranet, sauf si une réunion est indispensable», confie le patron d’une société de marketing direct.

Planifier sa vie sociale et ses loisirs

«Mardi : réunion à 20 heures pour les préparatifs de “l’opération 1 000 cartables”; vendredi : rendez-vous avec les responsables concernés…». Il s’agit nullement d’un planning professionnel. Ceci rentre dans le cadre d’un projet associatif. Deux fois par semaine, Tarik Benali et ses collègues de l’association se rencontrent dans un cadre décontracté pour mettre en place une opération caritative. «Cela me stimule davantage de sortir d’un cadre professionnel. C’est un autre combat qui est tout aussi enrichissant sur le plan personnel», souligne-t-il.
Oui, la vie ce n’est pas non plus se consacrer qu’à son travail, à son projet de carrière. A force de vouloir être performant, on oublie une dimension essentielle de l’équilibre : se faire plaisir. Seul remède : programmer ses loisirs avec la même rigueur qu’un rendez-vous professionnel. «J’ai deux rendez-vous par semaine que je ne peux manquer, en aucun cas : mes cours d’anglais et mes séances de gym. C’est indispensable pour se ressourcer », précise Nadia Sefrioui, cadre dans une compagnie de transport maritime. Alors si vous êtes décidés à goûter aux plaisirs de la vie en dehors de l’entreprise, des choix s’imposent.

Se décharger des corvées de la vie privée

Courses dominicales, voiture à déposer chez le garagiste, réunion de parents d’élèves, accompagnement des enfants à l’école, rendez-vous chez le pédiatre… Dans la vie domestique, il faut aussi savoir se prendre en charge sous peine d’être complètement envahi. Courses, cuisine, vaisselle, enfants… Il faut dire que le gros des travaux domestiques est réalisé par les femmes. Comment y arrivent-elles ? Un conjoint compréhensif peut faire l’affaire, même si ce n’est pas le cas pour tous les couples. «Vu que je prends en charge toutes les tâches pendant la semaine, je passe le relais le week-end à mon mari afin qu’il soit à l’écoute des enfants. C’est aussi une manière de le sensibiliser aux efforts des tâches domestiques», souligne Fatiha Bensedik, cadre dans une société de services. Déléguer ce n’est pas seulement pour les activités professionnelles. Dans la vie familiale on doit aussi pouvoir le faire, si toutefois on a une personne sur laquelle on peut s’appuyer.
Si on n’a pas l’habitude de se relayer ou si l’on est seul à s’occuper de ses enfants, on peut toujours se faire aider par des proches , à défaut d’avoir une femme de ménage digne de confiance.
Enfin, le covoiturage est une excellente solution pour l’accompagnement des enfants à l’école. Dans une vision plus large, les entreprises peuvent maintenant penser à aider leur personnel à se défaire de certains soucis (règlement des factures, récupération du linge au pressing…). Il existe aujourd’hui de petites sociétés spécialisées qui offrent de telles prestations.