Comment s’organiser avant un départ en vacances

Déléguez ce qui peut l’être et réglez tous les dossiers urgents avant de partir.
A défaut de pouvoir vous déconnecter, fixez-vous des plages horaires
pour gérer à  distance.
Attention aux vacances hyper actives qui peuvent compromettre la reprise.

Les vacances approchent. Pour beaucoup, c’est le moment de lâcher du lest et se déconnecter des tracas quotidiens de la vie active. Pour ceux qui restent, la cadence est généralement en baisse. Certaines entreprises passent même à  l’horaire continu (quand ce n’était pas officiellement en vigueur), histoire de permettre à  leurs employés de profiter des derniers rayons du soleil. Bref, c’est le bon moment de marquer une pause, de recharger les batteries.
Mais, prudence, si les vacances signifient déconnexion avec l’entreprise, on ne peut décemment boucler ses valises sans avoir au préalable réglé quelques détails. Autrement dit, un départ en congé se prépare. Ainsi, il faut faire en sorte que ses collaborateurs soient le plus autonomes possible dans la gestion des affaires courantes. A cet effet, il faut déléguer ce qui peut l’être, faire le point sur les dossiers en cours, donner des consignes précises, laisser une adresse ou un numéro de téléphone… Le plus important est de ne partir qu’après avoir réglé tous les dossiers urgents. Par exemple, s’assurer qu’une commande est bien arrivée à  destination ou qu’un chèque consistant est bien encaissé. Dans le cas contraire, on risque de rester sur le qui-vive durant tout le congé, ce qui est de nature à  maintenir ou même augmenter le stress.
Les partenaires externes doivent aussi savoir à  quoi s’en tenir. Il est donc important de les informer et, le cas échéant, les mettre en relation avec les personnes qui les prendront en charge durant les congés. De manière générale, des réflexes tout simples peuvent être mis en Å“uvre (voir encadré en page II).

Rester joignable sans se laisser envahir
Les vacances sont un moment de transition indispensable qui permet de prendre du recul, de se ressourcer. «Il faut s’éloigner du quotidien», conseille Abdelillah Sefrioui, consultant RH et DG du cabinet RH. «Pour les patrons qui ont du mal à  se déconnecter de leur entreprise, il est possible de se fixer des plages horaires pour gérer à  distance», indique le consultant.
Pour Marc Thépot, DG d’Accor Maroc, portable et e-mail restent à  portée de main, «même si, ajoute-t-il, je suis à  l’autre bout du monde». «Ceci dit, notre organisation est bien maà®trisée, les membres du comité de direction ne s’absentent jamais en même temps. Les rares coups de fil donnés ou reçus sont uniquement destinés à  connaà®tre la situation ou à  régler des détails», explique M. Thépot. Idem pour Abdelwahab Kadiry, DG de Tandem Communication. «Les décisions importantes sont reportées à  la rentrée. On ne peut pas lancer une nouvelle campagne ou décider d’un investissement alors que je suis à  mille lieues du bureau», dit-il.
En quelque sorte, il est possible de rester à  l’écoute, sans se laisser envahir. Toute l’année, vous êtes sollicités de partout, à  n’importe quelle heure, pour des sujets divers. Si vous l’êtes aussi pendant votre congé, autant ne pas quitter le bureau.
Pour vos vacances, pensez à  vous, rien qu’à  vous… et à  votre famille. «Un congé a son utilité physiologique et sociale», rappelle Abdelillah Sefrioui. Si vous partez à  plusieurs ou en famille, faites des compromis, mais pas pour tout. Bref, s’impliquer dans le choix et l’organisation, c’est aussi faire quelque chose pour soi, prendre du plaisir à  le faire, et se sentir bien au retour.
Pour les drogués du boulot et autres bourreaux de l’organisation, il convient d’envisager le congé comme un projet. L’idée n’est pas de s’imposer une organisation de fer, comme celle du travail, mais de se fixer des objectifs essentiels pour ne pas avoir de regrets.
Pour décompresser, rien de tel que de s’offrir une bouffée d’oxygène essentielle pour l’esprit et le corps. Les activités sportives, découvertes, lectures et rencontres diverses sont donc les bienvenues. Les immersions linguistiques sont également de plus en plus appréciées. C’est une occasion parfaite pour mettre en pratique ce que l’on a appris dans un laboratoire de langues étrangères.
Et pourquoi pas du tourisme industriel (visite d’entreprises) qui permet de joindre l’utile (connaissance d’autres environnements professionnels ou techniques) à  l’agréable. Attention toutefois avant de vous engager dans une telle entreprise. «Cela peut désintéresser ou ennuyer la famille comme elle peut avoir le caractère d’une mission à  l’étranger», note le DG d’Axe RH.
Les différents festivals organisés tout le long de l’été à  travers le pays constituent une excellente occasion pour décompresser. Mais quel que soit son programme, pas question de trop solliciter son corps et son intellect. Des vacances hyper actives peuvent laisser des séquelles à  la rentrée.

Petits trucs pour partir la conscience tranquille

Organiser son départ, désigner son remplaçant, prévenir de son absence, anticiper les factures à  payer… la check-list pour ne rien oublier.
Se dire que nul n’est irremplaçable, surtout en juillet-août. Plus de la moitié des travailleurs partent (de manière échelonnée) à  ce moment-là .
Si un dossier n’est pas encore bouclé avant le départ, c’est sans doute qu’il peut attendre.
Informer ses principaux partenaires des dates de son congé.
Mettre à  la disposition d’un collègue ou d’un collaborateur les documents (fichiers ou papiers) utiles pendant la durée des vacances.
Laisser des consignes pour les réponses à  donner aux diverses sollicitations.
Responsabiliser ses collaborateurs, lister les décisions qui peuvent être prises à  distance ou sont à  repousser, organiser la délégation de signature, anticiper les factures à  payer.
Désigner quelqu’un pour les dossiers sensibles. Prévoir la passation de pouvoirs au moins quinze jours à  l’avance afin de permettre à  ses collaborateurs de poser les questions nécessaires.
S’obliger à  téléphoner ou à  consulter ses e-mails par moments.
Programmer une réponse automatique de sa messagerie électronique (e-mail) ; la plupart des logiciels de messagerie le permettent.
Enregistrer un message vocal pour le GSM expliquant la durée de l’absence.
N’autoriser que certains collaborateurs à  vous joindre à  tout moment