Assistante, coursier, comptable…, les soldats de l’ombre

Aucun dossier ne leur échappe et ils en savent souvent beaucoup sur la vie privée de leur patron.
Le rappel du devoir de confidentialité est nécessaire pour éviter
les fuites.
Pour s’assurer de leur fidélité, nombre de dirigeants les
recrutent dans
des cercles très proches. Les bonnes assistantes sont aussi la cible des
chasseurs de tête.

L’anecdote nous a été racontée par un directeur de PME. Un jour qu’il était parti chercher un visa dans un consulat de la place, le policier de faction lui interdit formellement d’accéder dans l’enceinte parce qu’il n’avait pas de rendez-vous. Le fait d’expliquer qu’il doit rencontrer son partenaire étranger dans les 72 heures n’a rien changé. De guerre lasse, il allait rebrousser chemin quand son coursier se présenta et convainquit l’agent du consulat de l’urgence de la démarche. La porte leur fut ouverte en grand. «Depuis ce jour, j’ai compris que je n’étais pas le plus important de la société, mais parmi les plus importants». S’il a réussi à sortir son patron d’une situation compliquée, c’est parce que ce coursier, comme tant d’autres, a su tisser des relations utiles à l’extérieur de l’entreprise. Dans les administrations, les banques ou chez les gros clients, les coursiers sont omniprésents, et pas seulement pour acheminer ou récupérer du courrier. Pour certaines entreprises, «ce sont aussi des agents de recouvrement efficaces», souligne Ali Serhani, consultant chez Gesper services. Si vous cherchez à connaître le montant de l’IS payé par une société, rapprochez-vous de son coursier. Le chèque ou l’ordre de virement libellé au nom du Trésor passe presque systématiquement par lui.

Ce qui le rend encore plus indispensable, c’est que, dans un certain nombre d’organismes, le coursier se voit confier des missions d’ordre personnel par le patron ou certains cadres. Cela fait qu’il a par devers lui pas mal d’informations professionnelles ou personnelles essentielles. Même ce qui se passe chez la concurrence ne lui échappe pas.
Le coursier partage cette puissance avec l’assistante du DG par qui passent très souvent tous les dossiers importants de l’entreprise : gros contrats, salaires du personnel, projets de licenciement… Elle est toujours la première à tout savoir. Et si vous voulez un rendez-vous dans les plus brefs délais, rien de mieux que de copiner avec cette personne qui connaît dans les moindres détails l’agenda du patron quand elle ne le gère pas, tout simplement.

Ils sont souvent les premiers à être recrutés dans une entreprise qui démarrre
En somme, le coursier comme l’assistante sont des maillons essentiels dans la chaîne de performance de l’entreprise, des hommes ou femmes de l’ombre dont la capacité de contribution… ou de nuisance est sans commune mesure avec leur statut. Ne sont-ils pas aussi la première image de l’entreprise ?
Dans une entreprise en démarrage, petite et moyenne en général, ils sont les premiers à être recrutés, parce que indispensables. Très souvent, leur choix est l’affaire personnelle du chef. Si l’on lit régulièrement des offres d’emploi pour une assistante, difficile en revanche d’en noter une seule pour le coursier. Toujours est-il que, dans les deux cas, le recrutement se fait davantage par approche directe ou par cooptation. Souvent, ils sont recommandés par des connaissances très proches et via un réseau crédible. Pourquoi cette prudence ? Parce que leur connaissance, avérée ou éventuelle, des dossiers sensibles de l’entreprise requiert beaucoup de discrétion et fait que ce personnel de support doit être digne de confiance. C’est ainsi que certains dirigeants fondateurs d’entreprise s’appuient directement sur des membres de leur famille. «Pour le coursier, j’ai préféré recruter un cousin assez proche, espérant qu’il serait plus coopératif – il l’est toujours – qu’un autre. En ce qui concerne ma secrétaire, je la connaissais déjà dans une entreprise où j’avais exercé», confie un expert-comptable qui s’est mis à son compte après un passage dans un gros cabinet. Malgré une certaine proximité, il n’est pas question pour lui de mettre ses «dossiers professionnels et ses dossiers personnels» dans le même paquet. «Même mes factures d’électricité, je vais les régler moi-même, à défaut, c’est mon épouse qui s’en occupe». Ce n’est pas par paranoïa, assure-t-il, «mais pour éviter les amalgames».

Bien mettre en évidence les règles de confidentialité
Paradoxalement, en Europe, de plus en plus d’entreprises s’appuient sur des coursiers pour faciliter la vie de leurs employés : vous voulez retirer ou déposer des habits chez le teinturier, payer la note de téléphone, récupérer une course chez l’épicier du coin? Le coursier est toujours prêt à rendre service. Mais là, explique un responsable des ressources humaines, il est recruté pour un emploi précis, sa gestion relève des mêmes règles que celle des autres employés ; les relations qu’il a avec ses collègues sont strictement professionnelles. Donc rien à voir avec nos coursiers que l’on utilise parce qu’ils sont consentants ou du fait qu’ils ne sont pas en mesure de repousser une requête.
Assistante et coursier ne sont pas les seuls à pouvoir déstabiliser une organisation, un simple comptable constitue à lui seul un observatoire tout aussi riche en informations confidentielles qui peuvent faire mouche.

Dans tous les cas, et pour éviter les fuites qui peuvent faire mal, les règles classiques de bonne conduite s’imposent à tous, quelle que soit la taille ou la nature de la structure. Ecrite ou pas, la clause de confidentialité doit être mise en exergue. En clair, on doit leur faire comprendre que la divulgation de secrets professionnels relève de la faute grave et est donc passible de licenciement. On peut faire confiance, se montrer affectueux, tout en restant ferme sur ce point. Ce n’est pas tout : il faut aussi les valoriser pour qu’ils prennent conscience de leurs devoirs. A ce sujet, a-t-on déjà vu un coursier en séminaire, ne serait que pour lui permette d’améliorer son savoir-être ?

Missions
Ce qu’ils font au quotidien

assistante de direction
Véritable bras droit de son patron, l’assistante de direction accompagne, assiste, seconde complètement un dirigeant d’entreprise, un responsable de direction ou même plusieurs responsables à la fois. Dans tous les cas, il/elle devra savoir répondre à toutes les questions de son chef et résoudre tous les problèmes. Son rôle est donc de se charger des tâches en amont pour éviter à son responsable d’être submergé par des questions secondaires.
La secrétaire-assistante de direction réalise les tâches les plus classiques comme les plus variées : maîtrise des outils informatiques, tâches d’organisation et de coordination… Le traitement et l’exploitation de l’information, l’organisation de rendez-vous, la gestion des affaires, l’encadrement voire la formation d’une équipe… Elle est surtout en contact permanent avec un ou plusieurs responsables qu’elle assiste depuis la gestion de l’agenda (rappel d’une soirée en famille) jusqu’à des propositions concernant certains dossiers.
L’assistante de direction est plutôt sédentaire et son salaire évolue souvent avec l’ancienneté. Il est à noter que, la plupart du temps, sa situation est le résultat d’un long investissement. Son salaire varie selon la structure dans laquelle elle travaille. En moyenne, il est de 4 000 DH nets et peut aller jusqu’à 15 000 DH et plus quand elle a la fonction d’attachée de direction dans une grande entreprise.

coursier
Le coursier assure l’acheminement d’objets d’un endroit à un autre. Ce sont le plus souvent des enveloppes, des plis ou des paquets qu’il faut aller chercher dans une entreprise ou chez un particulier pour les déposer à l’adresse du destinataire. Ces opérations d’enlèvement et de livraison sont rarement regroupées en tournée, il s’agit le plus souvent de «course». Une fois la course terminée, le coursier doit reprendre contact avec son entreprise avant de se rendre à une autre adresse. Il y a différents types de coursiers. Les coursiers attachés à une entreprise : ils sont alors salariés de cette entreprise, et les coursiers intégrés à une société de courses.
Aucun diplôme spécifique n’est exigé pour exercer le métier de coursier. Il doit posséder le permis de conduire (A ou B) selon le type de véhicule utilisé.

comptable
Le comptable a en charge l’application des obligations légales en matière de comptabilité. Les missions à accomplir sont néanmoins différentes selon les activités et l’importance de l’entreprise.
Il doit avoir l’esprit de rigueur. La maîtrise des chiffres et des procédures associée à une excellente connaissance de l’entreprise sont nécessaires pour réussir dans la fonction comptable. Les capacités d’innovation sont de plus en plus appréciées : il faut savoir améliorer un service informatique, introduire de nouveaux outils de gestion prévisionnelle, harmoniser des procédures comptables. Des qualités de communication s’avèrent également très importantes afin d’animer une équipe, conseiller les différents responsables de services.