Apprenez à  gérer vos réunions : Avis de Ahmed Kouddane, DG de Synthèse Conseil

«Il ne faut jamais venir à  une réunion sans préparer même si l’on maîtrise son sujet».

Nous tenons régulièrement une réunion hebdomadaire pour faire le point sur les réalisations. Comme il nous arrive de travailler conjointement sur un même projet et donc il est important qu’il y ait une coordination.

Il nous arrive également d’organiser d’autres réunions plus techniques cette fois-ci quand c’est nécessaire. Leurs objectifs est de discuter sur des sujets conceptuels ou organisationnels.

Pour moi, il s’agit de moments importants qui doivent être préparés correctement. On ne vient pas à l’improviste à une réunion, même si on maîtrise son sujet.

A mon avis, il est important de se poser la question de ce qui est attendu de cette réunion et surtout sur la formalisation du résultat de la réunion. Un compte-rendu, un document, les schémas produits durant la réunion sont généralement très importants pour garder des traces. Les paroles s’envolent, mais les écrits restent.

Autre élément important, le rôle de l’animateur. Souvent, les idées fusent en réunion ou ne sont pas coordonnées. Son rôle consiste au début de la réunion à établir un objectif commun et proposer une méthode de travail ; pendant la réunion, l’animateur fait progresser le groupe vers l’objectif et facilite la participation de tous et, à la fin, il résume le travail du groupe.

Une réunion répond à plusieurs objectifs. Il s’agit d’apaiser les inquiétudes, relâcher les tensions, concilier des points de vue divergents. Si l’on souhaite obtenir des réactions spontanées face à un problème qui nécessite une solution rapide, on convoque une réunion. Si elle est rondement menée, elle permet une substantielle économie de temps.

Par sa convivialité, elle rompt l’isolement des collaborateurs, des collègues dispersés sur les différents dossiers, projets ou les fonctions dont ils ont la responsabilité. Elle permet aussi de s’assurer qu’un même message est diffusé à tous et que tous les intéressés comprennent bien la même chose.