Réussir une conf call : les erreurs à éviter !

J’ai de plus en plus de conf call à faire. Et comme c’est ma première expérience professionnelle, je me demandais s’il y avait des bonnes pratiques à connaître, notamment le fait d’intervenir au bon moment ( car je suis plutôt le «silencieux» de l’équipe dans les confs call).

Les conf calls sont aujourd’hui un outil très courant de travail, et à juste titre, puisqu’elles permettent de regrouper des personnes en leur évitant des trajets (voir des voyages) longs. Elles sont aussi très appréciées car elles sont en général moins longues qu’une réunion et beaucoup plus efficaces.
Enfin, ce canal permet de rapprocher des personnes de manière plus «humaine», et de transformer de simples «adresses emails» en voix. C’est une excellente opportunité pour développer votre réseau interne.

Voici quelques règles en la matière.

Lisez l’invitation. Cela peut paraître «basique», mais très peu le font avec application, alors qu’une conf call réussie commence là : en maîtrisant parfaitement son objet, en prenant connaissance des personnes conviées à cette conf call, vous saurez quoi préparer !

Vérifiez la «technique» : n’attendez pas la dernière minute pour vérifier si vous avez bien installé l’application permettant cette conf call !

Soyez ponctuel. Une conf call est une réunion, et vous savez comment sont perçues les personnes qui arrivent en retard.

Restez concentré. Il est de plus en plus courant (surtout quand «l’image» n’est pas de la partie et que la conf call est seulement en mode «audio»), de voir des participants faire autre chose pendant la conf call : répondre à un email, lire un dossier, etc. En faisant cela, vous ne pourrez pas intervenir de manière pertinente, surtout si vous perdez le fil.

Ecoutez pour comprendre

Soyez concis: une conf call a une durée limitée (à contrario d’une réunion qui peut facilement être à rallonge), aussi, faites en sorte que vos interventions soient courtes !

Soyez pertinent : restez dans le sujet, évitez d’évoquer un point qui n’a rien à voir avec l’objet de la réunion. Parlez de manière intelligible: évitez de chuchoter, articulez de manière à ce que tout le monde vous entende et reconnaisse votre voix.

Soignez votre apparence: si c’est une visio call, accordez le même soin à votre tenue comme que si vous étiez en réunion.

Présentez-vous à chaque fois que vous prendrez la parole : en effet, même si un rapide «tour de table» est fait au début de la conf call, vos interlocuteurs ne se souviendront peut-être pas de votre voix trente minute après !

N’interrompez pas une personne qui a pris la parole: c’est une des «règles tacites en conf call», il est en effet très mal perçu d’interrompre son interlocuteur, attendez qu’il ait terminé pour prendre la parole (très bon exercice d’écoute d’ailleurs).

Si vous écoutez pour comprendre au lieu de vous demander en permanence ce que vous pourriez bien dire, alors vous interviendrez plus et de manière naturelle.

Ne stressez pas parce que vous ne parlez pas, vous vous rendrez compte par vous-même que beaucoup monopolisent la parole sans apporter une véritable valeur ajoutée à cet échange.

Identifiez UN point que vous souhaiteriez partager, entraînez-vous à le dire de la manière la plus précise et concise et lancez-vous !