Les cabinets juridiques, nouveau marché pour les sociétés de gestion d’archives

Les grands cabinets d’avocats font désormais appel aux sociétés d’archivage. Les notaires sont une cible plus complexe, mais les opérateurs s’adaptent. Le passage au «zéro papier» est quasiment impossible.

Pour diminuer les frais liés à la gestion des archives, certaines structures réduisent le traitement manuel de leurs processus quand d’autres entreprennent de les moderniser. En effet, la gestion des archives nécessite un investissement conséquent lié notamment aux consommables (toners, papier, enveloppes, etc.), à l’affranchissement, au stockage physique…, sans compter les coûts annexes liés à la reproduction des documents et à la gestion des parcs d’imprimantes. L’externalisation de la gestion des archives, jusque-là effectuée par les grandes entreprises et administrations, séduit aujourd’hui toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité. Fait nouveau, la demande porte sur l’archivage numérique.

Les cabinets juridiques se placent désormais parmi les principales cibles des sociétés d’archivages. «Plusieurs cabinets d’avocats de grande envergure sollicitent désormais nos solutions, ce qui leur permet une gestion optimale de leurs contenus archivés, mais également un échange plus facile avec leurs confrères», indique Alaeddine Raïssi, responsable des projets chez Archivex. Dans un marché du droit toujours plus concurrentiel (www.lavieeco.com), ces cabinets doivent faire preuve de réactivité à tous les niveaux. Ils recherchent non seulement le moyen d’accélérer leurs processus internes, mais aussi de réduire le temps de traitement de l’information en passant au numérique. Un facteur crucial notamment en matière d’optimisation de la relation client.

Le déclic est venu de la loi sur l’échange électronique de données

A propos des notaires, le processus est bien plus complexe puisque leur réglementation professionnelle leur interdit le déplacement physique de leurs archives. «Il s’agit surtout de les aider à sécuriser leurs données en mettant en place un système d’optimisation de la traçabilité des documents et de leur contenu, de les sécuriser. Pour cette profession, la numérisation implique surtout d’assurer une meilleure exploitation des documents, en donnant notamment la possibilité d’établir leur intégrité. Un système fiable doit être mis en place afin de garantir l’authenticité des documents», indique-t-on chez Spigraph.

L’un des principaux facteurs d’ouverture des juristes au numérique est la promulgation de la loi 53/05 sur l’échange électronique de données juridiques. Une réglementation qui a permis la reconnaissance des documents électroniques. «L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité», dit le texte. La copie numérique doit donc être la reproduction à l’identique de l’original. Le logo et l’en-tête, ainsi que la signature de l’auteur, font partie des caractéristiques indispensables du document.

En pratique, il sera nécessaire de conserver les fonds de pages d’époque pour produire un document électronique à titre de preuve. Le système d’information devra donc être suffisamment sécurisé et documenté pour permettre d’établir la date de création du document numérique ainsi que son absence de modification au cours de son cycle de vie. La valeur probante du document électronique archivé est apportée par la preuve de l’ensemble du cycle de vie du fichier électronique depuis sa création et répondant aux dispositions du DOC.

Seulement, une bonne partie de cette cible est réfractaire. Le «zéro papier» n’est pas une réalité pour les cabinets d’avocats, et encore moins pour les notaires, qui doivent produire de nombreux documents sous forme papier, aussi bien pour leurs clients que pour leurs confrères. Quel que soit le niveau technologique d’un cabinet de droit, les juristes produisent toujours des notes sur papier, en moindres volumes, qui sont ensuite numérisées. Cette utilisation à fond des deux supports montre que la transition a des limites pour tous au sein d’une profession réputée papivore. Les juristes ne pourront probablement pas se passer de papier avant longtemps. Néanmoins, l’époque conduit inexorablement à la fin de la surconsommation de papier, qui relève plus des habitudes de travail que d’une réelle utilité.

L’un des enjeux de la dématérialisation reste la contribution à la protection de l’environnement. Ces dernières années ont vu une tendance forte des entreprises à se diriger vers le zéro papier, tendance qui s’applique aujourd’hui à la facture. Après une première phase de «Green Washing», la gestion responsable des ressources –bois, eau– ainsi que la réduction des émissions de CO2 font partie des objectifs des opérateurs économiques. Une prise de conscience de plus en plus urgente dans l’univers des juristes. L’empreinte écologique du papier est en effet alarmante. 42% du bois exploité sert à fabriquer du papier. Cette industrie émet une grande quantité de gaz à effet de serre -850 millions de tonnes de CO2 en 2020 pour les seules impressions bureautiques- et recourt massivement à des produits chimiques dangereux.