Comment bien gérer son parc auto

Les gestionnaires de parc automobile ont le choix entre la location longue durée (LLD), la dotation personnelle, le leasing et l’achat sur fonds propres. La LLD a le vent en poupe, mais ne représente guère plus de 20 000 véhicules contre 1.3 million en France. L’octroi d’un véhicule à  un employé est un facteur de motivation.

Filiales de multinationales, grandes ou moyennes sociétés, voire petites structures savent pertinemment qu’elles ne peuvent faire l’économie d’un moyen de transport. Qu’il s’agisse de dirigeants, du top management, de cadres ou d’employés subalternes, tout ce beau monde doit pouvoir se mouvoir en toute tranquillité. Or la gestion d’un parc automobile s’avère être un exercice périlleux dès lors que l’on ne choisit pas la formule appropriée à tel ou tel cas de figure. En la matière, les gestionnaires de parc autos (métier encore sous développé) ou les responsables des achats de diverses entreprises partagent des points de vue similaires. Selon eux, plusieurs paramètres entrent en jeu.

Se poser plusieurs questions avant de choisir le mode approprié

Vu que toute comparaison est contextuelle par définition et donc relative, il est nécessaire de se poser un certain nombre de questions avant de choisir le mode adéquat : que représente le poste «Véhicules et charges y afférentes» dans le budget global des dépenses de la société ? Que représente-il par rapport au chiffre d’affaires ? Pourquoi avons-nous des véhicules ? Est-ce des véhicules de service nécessaires à l’activité quotidienne de l’entreprise, ou est-ce des véhicules de fonction ? Quelle est la répartition de sédentarité ? Quelle est la répartition géographique des véhicules ? Dans le cas des multinationales, est-il nécessaire de voir quelles sont les recommandations de la maison mère ? La réponse à ces questions est une première étape pour la mise en place d’une approche cohérente. Néanmoins, il faut bien considérer la notion de «coût global de possession» (approche dite total cost of ownership) pour éviter les surprises.

A propos des trois modes auxquels les sociétés peuvent avoir recours, à savoir la LLD (location longue durée), la dotation personnelle et le leasing classique, tous s’accordent à reconnaître plusieurs avantages à la LLD, notamment le fait de bénéficier de l’expertise des sociétés dont c’est le cœur de métier. Cette expertise se traduit par un gain financier important en comparaison avec le leasing normal, dû au poids des loueurs et des conditions préférentielles qu’ils négocient avec les constructeurs en termes de remise à l’achat et de prix des entretiens mais aussi des conditions préférentielles qu’ils ont avec les assureurs, les maisons de financement, surtout si le loueur est adossé à une banque. Le dernier point, lequel fait aussi toute la différence par rapport au leasing, c’est la valeur de revente du véhicule, puisque cette valeur constitue un élément primordial et capital de l’activité de la location. De la sorte, la qualité de la vente de véhicules d’occasion devient un avantage différentiel entre les loueurs et un métier à part entière.

D’ailleurs, c’est cet élément en particulier qui rend la LLD financièrement moins chère que le leasing normal, car les entreprises utilisatrices du leasing ne savaient pas vendre : au mieux ils bradaient le véhicule à l’utilisateur en tant qu’élément de motivation, et dans certains cas cette vente devient un vrai casse-tête et les sociétés se voient obligées de les solder à des intermédiaires en mandatant des expertises préalables, ce qui constitue «in fine» une perturbation de son activité normale. Outre l’avantage financier, un véhicule de location longue durée, loué auprès de sociétés sérieuses est généralement très bien entretenu et, de ce fait, il s’agit d’un gage de confiance pour le conducteur. Un bon loueur a généralement une bonne présence géographique sur tout le territoire, ce qui lui permet d’intervenir dans des délais très réduits en cas d’immobilisation du véhicule en en assurant un autre de remplacement.

La LLD n’a pas que des avantages

Une société de LLD peut aussi être une force de proposition en termes de choix des véhicules, des lois de roulage (kilométrage/durée), en fonction de l’existant ou en benchmarkant avec les normes du secteur de l’activité du locataire. Enfin, la LLD par rapport au leasing classique permet de se concentrer sur son activité principale, car pour gérer d’une manière efficace un parc il faut aussi chiffrer le coût des ressources internes (services généraux entre autres). Elle peut être un facteur de motivation surtout pour les entreprises recrutant les jeunes talents qui ne peuvent pas se permettre, lors d’un premier emploi, de s’offrir un véhicule neuf ou en bon état. La LLD ôte cette épine du pied et le collaborateur n’a pas de souci supplémentaire par rapport à son véhicule qui avant tout demeure un outil de travail.

Ceci dit, la LLD a aussi des inconvénients. Concernant ces derniers, la plupart des gestionnaires de parc automobile affirme qu’un parc non maîtrisé peut être synonyme de frais importants. Dans ce sens, une attention particulière doit être portée aux lois de roulage et fixer au préalable les différents cas qui peuvent se produire. Dans certains secteurs, le taux de sinistralité est très important, le collaborateur, sachant qu’il ne rachètera pas le véhicule, ne conduit pas en bon père de famille. Par conséquent, une sensibilisation particulière doit être envisagée. Dans d’autres cas, la LLD devient un facteur de démotivation pour des personnes qui avaient des dotations personnelles forfaitaires ou qui utilisaient des véhicules achetés via leasing, qu’ils rachetaient au terme de la période dudit leasing. Cette dernière constituait un complément de salaire surtout si le véhicule est déjà amorti, ou pour des personnes sédentaires qui faisaient un faible kilométrage. Par ailleurs, dans le cas des restructurations liés à des fusions ou absorptions, la LLD constitue un inconvénient ponctuel car il faudra faire des restitutions anticipées coûteuses.

Pour ce qui concerne la dotation personnelle, bien que largement pratiquée par les PME-PMI et certaines filiales de multinationales, force est de constater qu’elle ne fait plus l’unanimité auprès des utilisateurs ni des dirigeants des entreprises. Et pour cause, la diversité des barèmes appliqués (forfaitaire, réel), suivant le type de cylindrée du véhicule ou du nombre de chevaux fiscaux… En général, les utilisateurs qui l’adoptent sont des sédentaires n’ayant pas réellement un grand kilométrage à parcourir. Pour eux, la dotation personnelle constitue un complément de salaire non imposable, et une liberté de choix du véhicule.

L’aspect personnel entre en jeu car le véhicule, bien qu’il soit un outil de travail, demeure aussi un signe de distinction sociale. Le fait que généralement les entreprises interdisent que les véhicules de la LLD soient conduits par des tiers autres que le collaborateur constitue un frein pour une partie des collaborateurs lesquels préfèrent avoir une dotation personnelle leur permettant de jouir du véhicule avec leurs conjoints. Néanmoins, et bien que les véhicules soient financièrement de plus en plus accessibles de nos jours, les coûts de réparation et d’entretien deviennent plus onéreux. N’oublions pas aussi l’immobilisation des véhicules lors des pannes souvent fastidieuses en raison du manque de pièces de rechange chez plusieurs constructeurs. Ce point devient actuellement un facteur persuasif et les collaborateurs ayant le choix entre les deux modes commencent à pencher vers le véhicule de la société.

Le second facteur qui pousse un collaborateur à choisir, quand il a la possibilité entre les deux modes, c’est la capacité d’endettement. Les jeunes managers préfèrent s’endetter pour l’acquisition de biens immobiliers plutôt que d’engager une partie de leur capacité d’endettement dans un véhicule, s’ils en ont l’alternative. Mais du point de vue du dirigeant (société), la dotation personnelle permet aussi de dégager une grande partie de la gestion du parc automobile, surtout si la dotation est inférieure au coût réel de la location TTC + carburant (impact de la TVA à prendre en considération). De la sorte, la dotation reste plus souple pour la société qu’un leasing et parfois plus intéressante financièrement que la LLD (tout dépend des modalités de la dotation).

Mais, il est impératif de mesurer réellement le coût total de possession du véhicule, car si on prend un exemple simple, celui d’une immobilisation de véhicule d’un collaborateur (panne, sinistre ou autres), dans la LLD le loueur met à la disposition de l’utilisateur un véhicule de remplacement, permettant ainsi de réduire la durée de l’immobilisation à 4 heures en général. En revanche, pour le leasing, la durée peut atteindre 48 heures en attendant que la société loue un véhicule en location courte durée. Pour la dotation personnelle le conducteur ne louera jamais une voiture dans l’attente que son véhicule initial soit réparé, car 5 à 7 jours de prix de location courte durée peut être l’équivalent de sa dotation mensuelle ! Ainsi, l’expérience a montré que pour cet exemple précis c’est le chiffre d’affaires de la société qui en pâtit à cause de la non-disponibilité du collaborateur, ce chiffre peut être traduit par un nombre de contacts clients perdu, un CA volatilisé ou autres. Le coût de la non-activité n’est malheureusement pas estimé dans les calculs initiaux pour le choix de l’approche. Mais, selon les gestionnaires de parcs autos, si on considère le fait qu’en moyenne pour une loi de roulage de 48 mois ou 120 000 km, la durée d’immobilisation est estimée à 25 jours, et si on considère le parc global, le coût de la non-activité devient alarmant et interpellateur.

En conclusion, on peut dire qu’en la matière il n’existe aucune approche fiable à 100%. Il incombe donc aux responsables de ce poste crucial d’étudier les besoins, au cas par cas, en se posant les bonnes questions, afin d’aboutir à une politique globale pour l’entreprise qui optimisera ses rendements n