Voyages d’affaires : des recettes pour réduire son budget

Achats en ligne des billets et conventions avec les hôtels permettent de réaliser d’importantes économies.
Pour réduire les budgets de communication, la technologie IP est tout indiquée.
Attention aux contrôles de l’Office des changes sur les frais de déplacements professionnels.

Les déplacements professionnels sont budgétivores pour les entreprises. Visite chez des clients, participation à des foires et salons pour la prospection, recherche de fournisseurs…, les occasions de se rendre à l’étranger sont nombreuses. Beaucoup de grands patrons et de hauts cadres jonglent ainsi avec les fuseaux horaires. En général, le poste «voyages d’affaires» se situe en deuxième position après la masse salariale dans le budget des entreprises, notamment les grandes.

Dès lors, que faire pour s’organiser et faire des économies sans pour autant brider la mobilité des managers?
La première recette est le contrôle en amont qui consiste à faire preuve de rigueur dans l’autorisation des déplacements des cadres. Il arrive que certaines personnes qui ont l’opportunité d’organiser librement leurs déplacements prétextent un voyage professionnel pour faire du tourisme ou se reposer aux frais de l’entreprise. Même si ce n’est pas le cas, «on doit juger de la pertinence du déplacement en explorant la possibilité de réaliser la tâche exigée via une conférence téléphonique ou par échange de courrier électronique», recommande Hakim Belmaachi, DG de Distrisoft.

Si la présence est obligatoire, le cadre ou le manager peut faire le déplacement chez le client ou le partenaire à l’étranger à condition de planifier à l’avance son départ. Et pour cause, la planification a un impact tarifaire sur deux composantes importantes de la dépense de voyage : le billet d’avion et l’hébergement en hôtel.

«Nous arrivons à optimiser le coût des billets d’avion en les achetant directement  via Internet et de préférence toujours au moins 15 jours avant notre  déplacement», indique Aimad Rhatay, DG de Lead Tech Design, qui dispose d’une filiale à Rennes, en France.

Le coût des billets d’avion est lié à la réservation préalable, à l’achat de l’option aller-retour. Plus la date de départ est proche, plus le billet est cher. Il est par ailleurs important d’éviter de programmer des déplacements professionnels durant la haute saison (vacances scolaires, fêtes nationales ou religieuses), périodes où les prix des billets d’avion flambent.

S’agissant de l’hébergement, deux critères déterminent le choix de l’hôtel : la proximité du lieu de la mission et sa durée. Cependant, «même si l’hôtel se situe loin du lieu de la mission (un salon par exemple), il est toujours possible de louer une voiture dotée d’un système de guidage par GPS», ajoute M. Rhatay.

Se faire aider par une agence de voyages
Indépendamment de ces recettes pour l’optimisation des budgets de transport et de l’hébergement, l’idéal est que l’entreprise choisisse une agence de voyages pour bénéficier d’un accompagnement de proximité, notamment à travers le conseil au niveau de la recherche tarifaire et le suivi des économies d’échelle. De la même façon, il est important de noter qu’à l’instar des compagnies aériennes, les hôtels proposent des cartes de fidélité qui donnent droit à plusieurs avantages comme la facilitation des réservations, un accueil personnalisé et des tarifs réduits.

Les télécommunications constituent un autre poste de charge qui peut être parfois très lourd, compte tenu du coût exorbitant du rooming.
A cet égard, le recours aux possibilités qu’offrent les technologies de l’information est très indiqué. Il s’agit là d’une piste clé pour réduire son budget de voyages d’affaires. De plus en plus de cadres et managers en déplacement recourent à la téléphonie sur IP (Internet Protocol) pour rester en contact avec leurs entreprises. «La téléphonie sur IP, que ce soit à travers la messagerie instantanée (ndlr : MSN, Yahoo Messenger, Google Talk…) ou Skype, est une solution optimale pour rationaliser les budgets télécoms qui explosent, surtout sous l’effet du coût exorbitant du roaming», explique Aziz Bouabe, PDG de la société FirstMile Telekom, spécialisée dans les technologies sans fil (wireless).

Techniquement, il est possible d’installer une passerelle IP qui facilite le passage via le standard de l’entreprise à l’étranger pour appeler des numéros nationaux. Cependant, cette option est jusqu’à présent considérée comme illégale par l’Agence nationale de réglementation des télécommunications (ANRT).

Un code de conduite pour éviter les dérapages
L’optimisation des dépenses professionnelles ne doit pas pour autant occulter la problématique des contrôles fiscaux. «Il faut garder toutes les factures ou toutes autres pièces pour les remettre au service comptabilité après le retour. Attention, la société perd la déductibilité des dépenses non justifiées !», précise Ali Hamidouch, expert-comptable du cabinet Audit House.

Cette recommandation s’explique par la possibilité légale de contrôle des justificatifs des dotations de voyages professionnels par l’Office des changes. Cette éventualité de contrôle découle du fait que la dotation professionnelle est destinée exclusivement aux dépenses liées au voyage d’affaires (hôtel, repas, déplacements, billet d’avion…) et non aux cadeaux et achats personnels. Ces derniers sont à payer à l’aide de la dotation touristique de l’intéressé et non de sa dotation professionnelle.

Dans certaines entreprises, familiales en particulier, les patrons ont en effet souvent tendance à confondre les charges personnelles et celles de l’entreprise. Il arrive même que les billets d’avion pour femme et enfants, à l’instar de nombreuses autres factures personnelles, soient achetés avec les deniers de l’entreprise, à charge pour le comptable de se débrouiller pour ne pas laisser de traces. Ceux qui se font attraper risquent de payer cher leurs errements.

Au-delà de ces différentes astuces et recettes, l’entreprise a besoin, à terme, d’adopter une série de règles spécifiques dédiées aux déplacements professionnels. Ces règles doivent indiquer le niveau des dépenses autorisées, le choix du transport et des hôtels (nombre d’étoiles pour les hôtels, classe économique ou classe affaires pour le voyage par avion…). L’adoption d’un tel code de bonne conduite doit se faire en concertation entre la direction générale, les responsables des ressources humaines et les salariés mobiles de l’entreprise.