Toute réunion est un moment important, il faut bien la préparer
Les réunions sont un moment vital dans la vie de l’entreprise dans la mesure où elles constituent un cadre d’échange et de partage. Des chartes peuvent être rédigées pour rappeler les règles de bonne conduite.
Réunion qui dévie de son ordre du jour, manque de préparation, dépassement horaire, bâillements à répétition, apartés ou encore règlement de comptes…, on connaît plus ou moins ces réunionites qui ne servent à rien.
Pourtant, aucune entreprise ne peut se passer de ces moments importants. Qu’elles servent à faire avancer un projet, trouver de bonnes idées, régler un différend ou resserrer les liens…, elles sont un moment vital dans la mesure où elles constituent un cadre d’échange et de partage.
Par souci de rentabilité ou de gain de temps, certains pensent que des chiffres, des statistiques et des tableaux suffisent au bon déroulement d’une réunion. Or, ces seules données peuvent freiner des échanges fructueux. Lorsqu’on veut bien percevoir la réalité d’une situation, dans le cadre d’une réunion, il est nécessaire d’aller au-delà des chiffres, au-delà des apparences verbales, des comportements de façade et des attitudes sociales convenues.
Pour ce faire, il faut s’en tenir à quelques règles de bonne conduite. Dans certaines entreprises, des chartes sont carrément mises en place, qui permettent de rappeler à tout instant les bonnes règles de conduite de réunion.
L’une des règles essentielles est bien évidemment de définir les objectifs de la réunion. La réunion est-elle indispensable ?
Chez Google par exemple, chaque réunion doit avoir un décideur. Quand il n’y a pas de décideur, cela ne sert à rien de l’organiser.
Dans certaines entreprises, elle peut également servir de formation
Il faut ensuite que chaque personne présente puisse apporter sa contribution, d’une manière ou d’une autre. Sinon, sa présence serait inutile.
Il faut ensuite lister par écrit le thème et les objectifs à atteindre : concertation, décision, résolution de problèmes… En bref, une réunion efficace est précisément celle qui permet d’atteindre les objectifs escomptés en termes de prise de décision, mais avec une participation active des membres, une meilleure motivation, une production plus importante et plus de satisfaction.
Pour certaines entreprises, elle peut également servir de formation, surtout pour les jeunes arrivants. Ce sont même les nouvelles recrues qui doivent trouver des thèmes et les présenter lors de la réunion, parfois devant un comité de direction.