Tout savoir sur les non-conformités de la paie

Le traitement de la paie est souvent faussé en raison de la méconnaissance des procédures légales.
Les écarts décrits sont estimés par rapport à  un référentiel construit à  partir des normes, lois et bonnes pratiques.

Pourrait-on affirmer que les traitements des paies du personnel, tels qu’ils sont menés par les entreprises marocaines, sont faux ? Que l’on se rassure. Dans les cas précis que nous avons rencontrés jusqu’à  présent, il serait plus sage de répondre que la plupart des traitements sont non conformes. Simplement parce que les traitements obéissent à  des règles définies par l’entreprise sous forme de paramètres. Il faut retenir, à  cet égard, qu’une application informatique bien testée, et donc exempte d’erreurs de conception, obéit à  ce qui lui est demandé.
Les écarts de conformité, ou non-conformité, sont estimés par rapport à  un référentiel construit à  partir des normes, lois, bonnes pratiques et références.
Pour ce qui concerne le traitement de la paie du personnel, par exemple, on peut trouver un référentiel fiscal (IGR), un référentiel CNSS, un référentiel retraite, un référentiel Code du travail et bien d’autres, étant entendu que ces référentiels sont construits en fonction des besoins.  

Elle est surtout due à  la méconnaissance des procédures légales. Quelques exemples.

Indemnité vestimentaire
Certaines entreprises exigent de leur personnel, appelé à  rencontrer des prospects et/ou clients, d’avoir une tenue vestimentaire correcte. Pour ce faire, ces entreprises allouent à  ce personnel une indemnité appelée «indemnité vestimentaire», non imposable et non soumise à  cotisations CNSS.
Pour ce qui concerne la CNSS – nous reviendrons plus tard sur le fiscal -, la non-prise en considération de cette indemnité dans le calcul des cotisations est une non-conformité.
Seule l’indemnité de salissure, qui est destinée à  des ouvriers pratiquant un travail salissant, n’est pas soumise à  cotisations.

Indemnité de panier
Cette prime est allouée par un certains nombre d’entreprises, et plus particulièrement celles qui sont éloignées du centre-ville.
Cette indemnité est supposée compenser une partie des frais engagés par un salarié pour son déjeuner car, pour des raisons d’éloignement en général, celui-ci ne peut se rendre chez lui pour déjeuner. Or, cette indemnité est souvent versée comme salaire accessoire.
Comment ? Elle est dans la réalité toujours versée au salarié, même quand il est en congé, ou durant le mois de Ramadan, ce qui fait d’elle un salaire accessoire et par conséquent soumis à  cotisations pour les jours ou mois o๠elle ne se justifie pas. Son montant n’est pas soumis si le taux journalier ne dépasse pas deux fois le Smig horaire. Là , le cas de non-cotisation sur le montant de l’indemnité est rarement relevé.

Indemnité de représentation
Nous trouvons des entreprises qui allouent des indemnités de représentation à  leurs différents directeurs, tout en oubliant que cette indemnité est exonérée de cotisations CNSS dans la limite de 10% du salaire de base et non du salaire total brut, et à  condition que le bénéficiaire assure une fonction de management, directeur par exemple ou responsable d’un centre, succursale ou autre. Il existe même des entreprises qui ignorent ce plafond de 10% et ne soumettent les indemnités de représentation à  aucune cotisation CNSS, même si le montant avoisine 30% du salaire brut, et donc plus de 30% du salaire de base.

Cotisations sociales du salarié prises en charge par l’employeur
Les cotisations sociales prises en charge par l’employeur au profit du salarié sont considérées comme avantage en argent et donc doivent être soumises à  cotisations CNSS et à  l’IGR.
On pourrait ainsi lister un grand nombre de non-conformités, rencontrées lors des missions d’audit social.
 

Bien entendu, les entreprises cherchent à  minimiser le poids des charges. Mais là  aussi, la non-conformité est due généralement à  la méconnaissance des normes et procédures et non à  la volonté de tricher. Quelques exemples.

Régularisation de l’IGR (Impôt général sur le revenu)
La loi autorise l’employeur à  régulariser les retenues d’IGR en plus ou en moins, mais ce qu’oublie l’employeur, c’est que cette régularisation se limite à  la durée de l’année civile et qu’elle ne doit en aucun cas chevaucher deux années.
Quand, du point de vue fiscal, on parle de janvier comme date limite pour la régularisation, cela ne veut pas dire que l’entreprise imputera la régularisation de l’année A-1 sur la paie de janvier de l’année en cours. L’allusion à  janvier est due simplement au fait que l’entreprise a jusqu’à  fin janvier de l’année en cours pour reverser au Trésor les retenues effectuées sur la paie du mois de décembre An-1, c’est-à -dire que cette régularisation de l’année A-1 peut se faire sur la paie de décembre. Ceux qui n’observent pas cette contrainte se retrouvent parfois avec des retenues IR négatives, ce qui ne doit jamais se présenter.

Nombre de jours IGR
Autre cas : une société prend systématiquement un nombre de jours travaillés dans le mois de 26 jours. Tant que la personne a été présente durant tout le mois, aucun problème n’est rencontré. Mais quand cette personne a travaillé un nombre de jours inférieur, et donc percevra un salaire proportionnel au nombre de jours, le fait de prendre systématiquement 26 jours par mois peut faire passer le net imposable annualisé d’une tranche donnée à  la tranche inférieure et donc générer une restitution d’impôt, ce qui est difficile lorsqu’il s’agit d’un solde de tout compte o๠il a été constaté un IGR négatif.

Indemnité de panier
Mêmes remarques que pour la CNSS, mais avec des montants supérieurs aux 260 DH par mois (10 DH x 26 jours) autorisés. On trouve des montants de plus de 500 DH comme indemnité non imposable.

Frais inhérents à  la fonction
Dans le traitement de la paie, il y a une démarche qui consiste à  recenser les éléments qui constitueront le brut imposable, duquel nous allons déduire les cotisations sociales et une déduction virtuelle dont le taux est lié à  la fonction du salarié.
Nous pensons à  la déduction des frais professionnels, communément appelée «déduction des frais inhérents à  la fonction». Cette déduction est de 17%, dans le cas général, mais, plafonnée à  2 000 DH, elle passe de 25 à  45%, tout en restant plafonnée au même montant pour presque toutes les autres fonctions.
On trouve par exemple un VRP (vendeur, représentant, placier, ndlr), communément appelé commercial, qui bénéficie d’un taux de déduction de 45%, et d’une indemnité de représentation, ce qui est incompatible et donc non conforme.

Pourquoi ? Tout simplement parce que le législateur ne veut pas que ce salarié puisse «avoir le beurre et l’argent du beurre».
C’est-à -dire que, quand on parle de frais inhérents à  la fonction, le législateur part du principe que tout salarié, quelle que soit sa fonction, arrive à  faire indirectement quelques dépenses pour l’entreprise générées justement par sa fonction et de ce fait lui permet de bénéficier d’une déduction plafonnée à  2 000 DH par mois.
Ces 2 000 DH sont possibles pour un net imposable mensuel de 11 765 DH et plus dans le cas général (17%). (2 000 x 17%) = 11 765 DH.
Il reste entendu que, pour un salaire imposable inférieur, la déduction sera également inférieure (voir encadré en page précédente)

Indemnité de fonction, Cas d’un commercial
Avec un salaire brut de 8 000 DH mois, du fait de sa fonction, il peut bénéficier d’une déduction d’un taux de 45 %, soit 3 600 DH, mais toujours plafonnée à 2 000 DH.

L’entreprise lui alloue, toujours du fait de sa fonction, une indemnité de représentation de 2 000 DH, ce qui fait qu’au total il aura bénéficié de 2 x 2 000 DH. C’est cela que veut limiter le législateur.

Le législateur dit que ceux qui bénéficient d’un taux pour frais inhérent à la fonction supérieur à 17% ne peuvent bénéficier d’une indemnité de représentation qui, elle, est supposée couvrir les frais que ce commercial aura à faire du fait de sa fonction.

Si l’entreprise veut maintenir l’indemnité de fonction de ce commercial, elle doit lui appliquer un taux de frais inhérents à la fonction de 17% soit 1 360 DH (8 000 x 17%), à cumuler aux 2 000 DH de l’indemnité de représentation.

Comme on peut le voir, rien n’échappe au fisc, qui ne fait qu’appliquer la loi, comme l’entreprise doit le faire.

Ceci ne veut pas dire que nous devons applaudir toutes les lois fiscales qui sont assez contraignantes au niveau des revenus salariaux.

Les applications informatiques de paie ne restituent que ce qu’on leur a demandé, c’est-à-dire ce qu’on a paramétré.

Si vous paramétrez qu’un commercial doit bénéficier d’un taux de frais professionnels de 45% et que, parallèlement à cela, vous lui allouez une indemnité de représentation, votre application informatique ne réagira pas à cela.