Remboursements : allègement des procédures

Pour l’OFPPT, «toutes les entreprises sont sur un pied d’égalité. Celles qui déposent un dossier complet et dans les délais se font rembourser». Les propos viennent en toute assurance d’Abdelaziz Laftaoui, haut cadre de l’office. Il faut dire que pour en arriver à cette certitude, un long travail d’organisation et de contrôle était nécessaire pour améliorer l’ensemble des procédures et filtres appliqués aux demandes des entreprises. Car les cieux de l’OFPPT n’étaient pas toujours aussi clairs.

Flash-back. En 2002, un audit est commandé par la direction générale de l’office. Le résultat est choquant : l’accessibilité des PME aux contrats spéciaux de formation est très faible (2 à 3% seulement). A l’époque, aucun système de contrôle ne permettait de vérifier si les formations ont bien eu lieu et si elles correspondaient réellement aux besoins des entreprises bénéficiaires. Pire. Pour certaines entreprises, les dépassements sur les remboursements pouvaient atteindre les 100 millions de dirhams (constatés en 2001) pour des plans de formation le plus souvent défaillants ou sans aucune utilité ou presque. Le financement accordé à une poignée d’entreprises atteignait jusqu’à 6 fois leur masse salariale et 10000 fois leur TFP. «Malgré ces dépassements, il était difficile de désigner des responsables car les responsabilités étaient suffisamment diluées», partage Larbi Bencheikh, directeur général de l’OFPPT. «En 2004, nous avons mis la main sur des cas de fraude datant de 1996, où des entreprises fictives se faisaient rembourser pour des dossiers de formation fictifs», partage Abdelaziz Laftaoui, chargé entre autres des remboursements des contrats spéciaux de formation, à l’OFPPT. Au total, quelque 70 millions de dirhams ont été détournés dont 96% entre 1996 et 2001. Un changement radical s’imposait. C’est alors que l’OFPPT décréta le plafonnement des remboursements et instaura les formations sectorielles avec tiers payant ainsi qu’une panoplie de mesures de contrôle (50% des formations opérées à Casablanca et 100% dans les autres régions sont contrôlées). En parallèle, l’office saisit immédiatement le département de la Formation professionnelle et la Primature. Il mobilise l’Inspection générale des finances ainsi que la Cour des comptes. Aujourd’hui, tout cela n’est que de l’histoire ancienne. L’OFPPT a changé les règles du jeu !

Réduction du nombre  de pièces à déposer

Toute entreprise qui souhaite se faire rembourser les frais engagés pour la formation de son personnel doit au préalable déposer son dossier administratif à l’OFPPT. Ce dossier est étudié avec soin afin de vérifier l’éligibilité ou pas de l’entreprise. Durant cette étape, la conformité des pièces administratives fournies est minutieusement vérifiée. Quand l’entreprise est jugée éligible aux contrats spéciaux de formation (CSF), elle en reçoit une attestation d’accès. Une fois cette étape franchie avec succès, l’entreprise peut prétendre à n’importe quel CSF. Pour cela elle doit déposer un dossier technique comprenant tous les éléments définissant la formation choisie ainsi que la population cible. Cette étape donne lieu à un contrat de formation dont une copie doit impérativement être signée par l’entreprise et retournée dans les délais. Passé ce cap, le dossier de financement est traité et l’ordre de virement en faveur de l’entreprise est émis. «La plupart des entreprises qui ne sont pas remboursées ont soit déposé un dossier incomplet, soit omis de nous retourner leur copie du contrat de formation dument signée dans les délais. Pour les autres, les remboursements se font, sans exception, dans les délais réglementaires», affirme, avec conviction, M.Laftaoui.

Les formations groupées sont financées à 100% TTC par le système du tiers payant

Rien d’étonnant que seulement 2 à 3% des PME marocaines bénéficient de ce circuit. Pour faire évoluer ce taux qui stagne depuis une dizaine d’années, l’OFPPT a entamé un chantier de simplification de ses procédures. A commencer par l’allégement des pièces à déposer au niveau du dossier administratif. Ainsi par exemple, il n’est plus nécessaire de produire un extrait du registre de commerce (modèle J) datant de moins d’un mois. Un extrait datant de moins de 3 mois est aujourd’hui suffisant. De même, le modèle J et la pièce justifiant l’habilitation des pouvoirs du signataire ne sont plus à  fournir qu’une seule fois par l’entreprise au premier dépôt ou en cas de changement.
Pour plus de flexibilité, l’OFPPT a procédé à la prolongation des délais de retrait et de retour des contrats et du délai de dépôt des demandes de financement (dossier technique). Pour finir, l’organisme de formation ayant effectué l’étude d’ingénierie peut désormais réaliser au-delà de 25% du montant global du plan de formation accordé par l’OFPPT. Ce qui a pour conséquence directe l’accélération du processus de formation dans les entreprises bénéficiaires.

Afin d’accélérer davantage le processus de traitement et de validation des dossiers, l’OFPPT a procédé à la mise en place d’une plateforme d’échange électronique (E-CSF) où les demandes de financement peuvent être déposées par les entreprises sous format électronique (scannés) ou en remplissant les formulaires en ligne de la plateforme informatique.
De leur côté, les procédures de remboursement ont également été améliorées. Désormais, les formations groupées sont financées à 100% TTC à l’organisme ayant réalisé l’action de formation dans le cadre du tiers payant au lieu de 90% HT. En même temps, les délais de remboursement sont ramenés de 60 à 30 jours calendaires. La procédure du tiers payant est quant à elle aujourd’hui accordée aux organismes  publics y compris les instituts de formation dont la gestion est déléguée aux branches professionnelles, et les organismes de conseil et de formation ayant le label de qualification, décerné par le département de la formation professionnelle. La balle est désormais dans le camp des entreprises.