Profiter des technologies de l’information sans se laisser envahir

Les technologies de l’information et de la communication sont devenues incontournables dans le monde
du travail.
Elles facilitent le travail et augmentent la productivité ; encore faut-il
savoir bien s’en servir.
Attention à la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle
!

Quels rapports entretenez-vous avec les nouvelles technologies ? Etes-vous accro ou pas ? Avez-vous quelques notions de base ou maîtrisez-vous parfaitement ces outils? Il faut dire qu’aujourd’hui leur apport est indéniable. On compte plus de 180 millions de PC vendus dans le monde, 45 millions de PC portables, 12 millions de PDA et autant pour les téléphones portables, sans oublier près de 600 millions d’usagers d’internet dans le monde. Bref, on n’a jamais été autant consommateurs de nouvelles technologies.

Ces outils sont devenus si courants qu’ils en deviennent indispensables. La majorité des cadres utilisent aujourd’hui, dans le cadre de leur travail, un ordinateur et un téléphone portable. Une large diffusion qui nécessite néanmoins quelques précisions quant au comportement des cadres sur l’usage qu’ils font des NTIC dans le cadre professionnel, et sur les conséquences de cet usage.
Les nombreuses enquêtes menées sur le sujet montrent un intérêt grandissant des cadres envers ces technologies. Ces dernières remplissent un rôle très important, celui de facilitateur. «Réactivité, flexibilité, économie de temps… leur apport n’est plus à démontrer aujourd’hui. De manière générale, elles améliorent la productivité aussi bien au niveau de l’entreprise que des individus», souligne Jamal Krim, DG de Reco Act, société spécialisée dans le recouvrement. D’autres rajoutent que si ces nouvelles technologies rendent la vie au travail plus simple, il convient néanmoins de ne pas en abuser.
Malgré l’immédiateté de ces technologies, les managers jugent que ces outils ne sont pas intrinsèquement des générateurs d’urgence. Au contraire, ils estiment que la réactivité qu’ils offrent permet de parer plus efficacement à certains problèmes, ou de mieux réagir.

Cette réactivité peut-elle à son tour générer du stress professionnel ? Ce n’est pas souvent le cas. L’influence des nouvelles technologies sur le niveau de stress peut être considérée comme insignifiante. Ces derniers ne sont pas eux-mêmes à l’origine du stress professionnel, ils ne constituent qu’un maillon de la chaîne.
Autre avantage des TIC : leur rôle d’outil de communication. Alors que la dématérialisation et la virtualité ont parfois été jugées comme des concepts déshumanisants, les managers estiment au contraire que les nouvelles technologies offrent autant de canaux supplémentaires pour lier des contacts. Pour Laurent Weil, directeur Ingénierie Sociale et Mobilité chez Optimum Conseil – Groupe BPI, «on assiste à la fin des effets de frontières, et tout peut s’échanger sur le net ou sur des réseaux».

Des avantages mais aussi des paradoxes
Si les avantages ne sont plus à démontrer, il reste néanmoins que ces outils cachent des effets négatifs, généralement induits par quelques complexités.
D’abord par la relation entre rapidité et abondance. Les nouvelles technologies contribuent à produire des quantités d’information croissantes. Il faut avoir le temps et les moyens de les gérer. Or, l’évolution actuelle du travail exige parfois une prise de décision très rapide. Pour ne pas être ralentis par les nouvelles technologies, les managers doivent donc bénéficier d’une simplification de la situation. C’est, par exemple, tout le paradoxe des outils de gestion. Ils doivent à la fois représenter la complexité de l’information, mais aussi offrir une simplification nécessaire à la prise de décision.
Autre complexité, celle de la standardisation et diversité des outils. Alors qu’ils centralisent une grande masse d’informations, beaucoup d’outils et de solutions informatiques sont nécessairement standardisés. Exemple, sur Excel, on peut ajouter autant de données ou d’informations qu’on le souhaite. Ce n’est pas le cas pour les outils de gestion intégrés où c’est généralement plus compliqué, parce que les outils de gestion sont rarement faits sur mesure et que les consultants ne prennent pas toujours le temps de bien les paramétrer. Du coup, ces mêmes outils n’offrent qu’une vision partielle de la réalité.

Dernier écueil, l’interdépendance et l’imbrication des outils. Ces derniers sont de plus en plus intégrés et les informations qu’ils contiennent sont interdépendantes. Si un chiffre change, par exemple un prix de production, cette variation aura des répercussions immédiates sur d’autres données. Cette intégration permet de tenir compte de la situation de l’entreprise en temps réel. Mais cela signifie aussi que des utilisateurs voient apparaître une nouvelle donnée sans savoir pourquoi elle a changé. Cette forme de complexité peut agir sur le degré d’implication des salariés, qui ont alors le sentiment de subir des outils pourtant mis à leur disposition dans le but de leur apporter des informations.

Restez maître de la technologie
Par quels moyens alors rendre plus simple et plus aisé l’usage des nouvelles technologies ? Rassurez-vous, qu’il s’agisse d’Internet, de logiciels, de téléphone portable ou PDA, il est toujours possible de simplifier son quotidien. En effet, si l’e-mail est indispensable aujourd’hui, il faut savoir ne pas se laisser envahir par les courriers indésirables. Sachez aussi vous protéger contre les «spammers», hackers et autres importuns, car n’oubliez pas que votre adresse est constamment exposée.

Avec les logiciels informatiques également, vous pouvez optimiser votre travail, à condition de bien connaître vos besoins. Et n’hésitez pas à suivre une formation pour vous perfectionner, si nécessaire.
Pour le téléphone portable, sachez aussi définir des règles strictes. «Avec cet outil, vous êtes joignable quel que soit le lieu et le moment. Le mieux est d’avoir le courage d’éteindre son téléphone en soirée, le week-end ou dans les moments importants, pour couper réellement», note Laurent Weil. Qu’il s’agisse de votre vie professionnelle personnelle, il faut apprendre à ne pas vous laisser envahir par les nouvelles technologies.