Comment améliorer l’efficacité

Il est indispensable de fixer un ordre du jour précis et le communiquer
à tous les participants.
Il faut un animateur qui veille au respect des délais impartis à
la réunion et régule les échanges.

Se réunir ou ne pas se réunir, ou encore se réunir trop souvent. Tel peut être le dilemme.
Une pure perte de temps, diront certains, évoquant des arguments à ne convaincre qu’eux-mêmes : nous communiquons en permanence. A quoi bon se réunir alors ? D’autres feront dans l’autre extrême. Cela s’appelle la réunionnite, elle peut même être aiguë : tout devient prétexte à réunion. Se réunir pour tout dire, pour ne rien dire, se réunir uniquement pour se réunir… C’est à développer une sainte horreur de cet outil de management qu’est la réunion.

Il est difficile de manager, dans les règles de l’art bien entendu, sans tenir de réunions. La proximité des collaborateurs ne dispense nullement de cet espace de communication formel qu’est la réunion. Une réunion, bien préparée, bien tenue, peut être un espace de fixation des objectifs, de suivi des réalisations, de communication, de formation des collaborateurs….
-On distingue généralement six types de réunions :
-Réunion de discussion : le but est d’échanger, la recherche de solutions n’est pas systématique.
-Réunion d’information : cette information peut être ascendante ou descendante.
-Réunion de formation : espace de partage de savoir, de savoir-faire.
-Réunion de résolution : l’objectif est de résoudre un ou plusieurs problèmes.
-La réunion de créativité : ambiance détendue, cette réunion se passe sous le signe de la flexibilité, de la non directivité.
– Réunion de mise au point : espace de suivi des réalisations et de fixation des objectifs de travail.

L’absence de préparation est l’une des lacunes fréquentes en matière de conduite de réunions. Omettre de fixer des objectifs à la réunion et en préciser la durée est probablement le meilleur moyen de faire dans la réunionnite. Les réunions se démultiplient faute d’objectifs à atteindre dans un temps imparti.
Il s’agit en fait de préparer un ordre du jour préalable. Quels sont les objectifs de la réunion ? Quel est le lieu ? Quels sont les participants ? Quelles sont leurs contributions ? Quel est le plan de déroulement de la réunion ? …
L’ordre du jour permet de susciter une réflexion des participants avant même la réunion. On ne se réunit pas pour réfléchir à six ou dix. Mieux vaut que chaque participant prépare la réunion, se présente avec les données nécessaires pour gagner en temps et en efficacité. L’ordre du jour doit être communiqué aux participants suffisamment à l’avance pour leur permettre de préparer la réunion. Inutile donc de communiquer le programme de la réunion un quart d’heure avant le début de la réunion.

Le top management (sept personnes) d’une filiale d’un géant mondial se réunit sans ordre du jour préalable. La durée de la réunion n’est pas fixée à l’avance. On se réunit alors, «le temps qu’il faut». Et il en faudra du temps pour réfléchir à sept car aucune préparation n’a été effectuée. Premier sujet de réflexion lors de la réunion: de quoi parlera-t-on en fait ? Et voilà que l’on aura passé une demi-heure à établir l’ordre du jour. La réunion dure en moyenne quatre à cinq heures, sans résultats probants. A supposer que l’on ne perde que deux heures et demie sur les cinq heures que dure la réunion, cela représente 15 heures, soit presque 2 jours/ homme. La moyenne des salaires des participants est de 60 000 DH/mois. Faites le compte !
Il y a de multiples cas de figure. La durée est variable selon les objectifs assignés à la réunion. Elle peut être de 10 minutes pour faire le point, debout, en prenant le café matinal. Certains dirigeants trouvent le moyen d’organiser des réunions qui ne sont, en réalité, que des discours qui peuvent durer cinq heures. D’une façon générale, la durée optimale est de 90 mn. Au-delà, la motivation risque d’en prendre un coup. Si la réunion est longue, il sera pertinent de prévoir une pause pour continuer à travailler efficacement.

Le rôle de l’animateur est central, il doit d’abord veiller à ce que la réunion commence à l’heure, même s’il y a quelques retardataires, sinon cela risque de créer une habitude de retard. Il veille également au respect de l’ordre du jour et de la durée prévue de chaque intervention. Il a également pour rôle de réguler les échanges et de favoriser l’expression de chaque participant.
Un animateur a les participants qu’il mérite. Le style d’animation conditionne la bonne marche de la réunion. Selon le type de réunion, le style d’animation peut être doctoral (information en sens unique), directif (le groupe s’exprime peu, l’animateur impose ses idées, ses points de vue), participatif (l’animateur encourage les échanges, fait intervenir les autres, n’impose rien mais propose), laisser faire (l’animateur intervient peu, ne participe pas, se laisse envahir par le groupe) .