Réunion professionnelle : Avis de Mohamed El Yousfi, DG du cabinet LMM QSE

Pas d’ordre du jour, pas de règle de conduite, absence de fil conducteur, excès dans la prise de parole, désintérêt des participants, manque de préparation… Souvent, des réunions manquent leurs objectifs à cause de ces principaux facteurs.

Une réunion efficace est précisément celle qui permet d’atteindre les objectifs escomptés en termes de prise de décision.

Je pense que toute réunion représente un moment vital dans la vie de l’entreprise dans la mesure où elle constitue un cadre où les gens échangent des idées ou reçoivent des instructions claires pour assurer la continuité du lien professionnel.

Elle est importante pour résoudre les problèmes éventuels, faire le point sur les avancements des missions ou tout simplement pour mettre en relief les bons résultats quand il le faut.

Elle a pour raison d’être de produire les bonnes décisions pour réaliser des progrès dans les différents domaines de gestion de l’entreprise. Mais elle se justifie aussi par des besoins de communication, de partage, de régulation et d’arbitrage.

Chez nous, nous distinguons plusieurs types de réunions. Les hebdomadaires ont pour objectif de planifier toutes les missions possibles, les réunions mensuelles ont pour but de faire le bilan mensuel et enfin, nous organisons des mini-réunions chaque jour qui prennent 10 minutes au maximum pour régler certaines urgences.

Une bonne gestion des réunions demande quelques préalables, à savoir la définition de l’ordre du jour, la limitation des participants, la fixation des règles du jeu, à savoir le temps consacré à chaque étape…Généralement, une réunion ne doit pas dépasser une heure, sinon c’en est plus une. 

Le rôle de l’animateur est aussi important. Il est le personnage central pour atteindre l’objectif assigné à la réunion. Non seulement organisateur des débats et de la progression, il est aussi le «facilitateur» qui se place au service du groupe pour l’aider à atteindre son objectif.

Enfin, il faut désigner un rapporteur qui sera chargé de faire le PV final. Ce même rapport servira pour les prochaines réunions afin de ne pas répéter les mêmes problématiques. Il faut savoir parfois utiliser des tableaux avec les actions concrètes à mettre en place, ainsi que les délais correspondants. Cela permet d’y voir plus clair et d’agir rapidement pour cadrer les actions.