Comment ils s’organisent pour respecter leur planning

Abdelwahab Kadiry DG de Tandem Communication
«Surtout ne pas laisser les autres bouleverser votre organisation»
«En matière de gestion du temps, il est essentiel de ne pas laisser les personnes désorganisées bouleverser votre organisation. C’est un principe qu’il faut respecter si on veut rester maître de son temps. La planification prend une part importante dans mon travail. Par exemple, j’ai un planning qui est divisé en actions mensuelles et hebdomadaires. Pour cela, j’utilise mon agenda et même le téléphone portable qui m’affiche automatiquement les rendez-vous importants. Pour ne pas être dérangé sur mon portable, je renvoie systématiquement mes appels à mon assistante surtout si je suis en clientèle. Même en interne, pour signaler que je ne veux pas être dérangé, je ferme ma porte. C’est un geste simple et souvent efficace».

Mohamed F. Directeur financier d’une PME«Toutes mes tâches sont consignées sur mon agenda»
«Pour bien gérer mon temps de travail, quelques éléments me paraissent indispensables. A commencer par planifier les tâches quotidiennes sur mon agenda. Cela me permet d’être plus clair dans mes prises de décisions et de m’attaquer à ce qui est prioritaire. Il faut surtout être conscient de ses propres capacités pour gérer aussi bien son travail que son temps. Pour cela, je commence par les tâches qui me semblent les plus réalisables. De même, je me concentre durant les heures où je suis le moins dérangé : c’est-à-dire entre 12 h et 14h ou encore en fin d’après-midi. Cela dit, je travaille mieux quand je suis stressé et donc j’arrive à respecter mes engagements même si parfois je dois tenir compte des défaillances des autres collaborateurs».

Amine Benkirane Directeur commercial

«Mon agenda est structuré deux à trois semaines à l’avance»
«J’essaie au maximum de m’en tenir à mon planning. Mon agenda est structuré deux à trois semaines à l’avance. Je me fixe des grandes contraintes, par exemple la préparation d’une réunion importante avec les commerciaux ou avec la direction générale. Je préserve également quelques plages horaires pour les imprévus. Pour gérer tout cela, j’utilise mon agenda électronique ou encore Outlook.
Quant aux voleurs de temps, j’avoue que le téléphone, pourtant indispensable, me prend environ 30 % de mon temps. Ceci dit, mon assistante filtre les appels et note les messages. Les collaborateurs qui viennent à l’improviste font également partie des voleurs de temps. Pour éviter les dérapages, je cherche à abréger l’entretien : j’enregistre la demande et détermine à quel moment la traiter.
Enfin, les situations de crise, l’insatisfaction d’un client ou un problème interne, m’obligent parfois à revoir mon planning. Dans ce cas, j’abandonne tout et reporte au lendemain ce que j’avais prévu pendant cette plage, ou je reste plus tard au bureau».