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Réussir l'intégration d'une recrue ? Pensez au tutorat

Il facilite l'intégration des recrues et constitue un moyen de transmission du savoir-faire de l'entreprise, même aux anciens.
Pour le motiver, il est préférable que la mission du tuteur soit valorisée à travers une prime sur objectifs.

Tutorat, mentoring, coaching..., les formes d'accompagnement et d'intégration des stagiaires, apprentis ou jeunes recrues ont toujours existé. Or, beaucoup d'entreprises ignorent encore l'importance de l'accompagnement d'un nouveau venu. Parfois, en particulier dans les petites structures, les nouveaux sont carrément lâchés dans la nature. Et parmi toutes les formes d'accompagnement qui existent aujourd'hui, le tutorat semble le moins connu et le moins appliqué dans les entreprises.

Le tutorat est décrit comme une relation entre deux personnes, dans le cadre d'une situation d'apprentissage : un professionnel et une personne qui apprend un métier dans son environnement. Pour Elisabeth Lecœur, directrice de Mundetis compétences, cabinet spécialisé en management, les missions attribuées au tuteur (l'encadreur) sont nombreuses. Il s'agit d'accompagner son tutoré dans la mise en œuvre de son projet professionnel, aider, informer et accompagner les salariés de l'entreprise qui participent à des actions de formation dans le cadre des contrats ou périodes de professionnalisation, contribuer à l'acquisition de connaissances, de compétences et d'aptitudes professionnelles...

C'est pourquoi, dans le cadre de la formation alternée, la fonction de tutorat trouve toute son importance. D'ailleurs, certaines branches ou secteurs d'activité (notamment l'industrie, la pêche, le tourisme...) ont opté pour ce mode d'accompagnement en vue de recruter ultérieurement leurs stagiaires.

La formation des tuteurs est essentielle pour acquérir certains outils et techniques pédagogiques
Dans la pratique, une démarche de tutorat présente plusieurs avantages aussi bien pour l'entreprise, pour le tuteur que pour le tutoré. «C'est un vecteur du management des connaissances au sein de l'entreprise mais aussi un outil de motivation pour les collaborateurs», explique Mohammed Benouarrek, DRH pour le Maghreb du groupe pharmaceutique Novartis Maroc. Durant sa mission de tuteur, le salarié va développer de nombreuses compétences, notamment sa capacité à prendre du recul par rapport à ses tâches quotidiennes, à les analyser et à réfléchir sur ses méthodes et ses pratiques, sa capacité à identifier l'essentiel de ce qu'il pense être utilisable par d'autres et du message qu'il entend faire passer, ses capacités de synthèse,de reformulation et d'écoute. En véritable coach, il va se frotter au rôle d'un manager.

Bien que cette démarche d'encadrement s'adresse souvent à des jeunes, fraîchement recrutés ou en apprentissage, il n'est pas rare de voir aussi des seniors se faire encadrer. En effet, pour Mohammed Benouarrek, «le tutorat des seniors permet de faire passer plus clairement des messages que le recours à une formation classique. Ils acceptent mieux cette démarche qu'un autre outil de développement des compétences». C'est une sorte de coaching mais de manière plus «light», détaille-t-il en substance.

Toutefois, n'est pas tuteur qui veut. Même si, généralement, la désignation se fait sur la base du volontariat au sein de l'entreprise, il n'empêche que le tuteur doit détenir une véritable connaissance de l'entreprise, de ses produits, de son histoire... Dans tous les cas, il est au cœur des démarches compétences. Il est le premier à utiliser les outils développés par la gestion des compétences. Son action est d'autant plus pertinente qu'il peut s'appuyer sur des référentiels de compétences et des référentiels de formation. Autrement dit, la formation des tuteurs est essentielle pour leur permettre d'acquérir certains outils et techniques pédagogiques.

Le tutoré doit aussi montrer son enthousiasme et sa volonté de s'intégrer
Pour l'entreprise, la constitution d'un groupe de tuteurs est un moyen d'intégrer, de conserver, et de réutiliser son savoir et de le mettre à la disposition de tous. Dans ce sens, c'est un véritable atout pour relever le défi de la compétitivité et de l'efficacité. «En tout cas, il réduit les risques d'abandon ou de mauvais départs», explique Khadija Boughaba, directrice du cabinet Invest RH.
Comme dans toute période d'intégration, la relation avec le tuteur est déterminante. Lorsque le stagiaire est enthousiaste et dynamique, l'encadrant peut lui faire suivre de près le processus de fabrication d'un produit, par exemple, ou l'impliquer plus sérieusement dans un des projets de l'entreprise.

Mais c'est dans la capacité du tuteur à transmettre le savoir que réside le succès de l'opération d'intégration. La motivation est aussi déterminante. Sur ce volet, on note que, souvent, le tuteur exerce cette mission en plus de son travail habituel. Rarement il est payé pour ces «heures sup». Pour cela, il est préférable que sa mission soit valorisée à travers une prime sur objectifs.

Mode d'emploi

Ce qu'on doit savoir faire quand on est tuteur Donner des directives, assurer le suivi, faire circuler l'information... La mission d'un tuteur n'est pas simple. Il doit agir en meneur d'hommes et gestionnaire d'équipes. C'est l'occasion pour lui de se mettre dans la peau d'un manager. Voici quelques-unes de ses missions : Diriger - Savoir estimer ses forces et ses faiblesses (est-il coléreux, stressé...), s'accepter lui-même pour pouvoir accepter les autres ; - Faire confiance au salarié tutoré pour maintenir un climat de confiance dans les situations difficiles ; - Donner des directives claires et argumentées ; - Passer du temps avec la personne; - Assurer le suivi du travail et son appréciation ; - Faire des mises au point et résoudre les situations de tension. Motiver - Avoir une vision du futur et transmettre des objectifs, un plan, un calendrier ; - S'impliquer fortement dans sa fonction, entraîner, montrer l'exemple ; - Bien connaître son équipe et personnaliser son style de management ; - Faire circuler l'information, créer et entretenir un bon climat de travail; - Accueillir et intégrer les nouveaux venus dans l'entreprise. Communiquer - Transmettre ses messages dans un langage clair, persuasif et adapté à chacun ; - Etre à l'écoute de leur besoins ; - Etablir une relation satisfaisante pendant les entretiens et mener les échanges de manière constructive. En d'autres termes, le tuteur doit : - Développer l'estime de lui-même et de son travail ; - Consolider sa capacité à transmettre ; - Prendre du recul par rapport à son travail et formalise ses pratiques ; - Renforcer sa motivation pour l'approfondissement de ses connaissances Source : cabinet Mundetis Compétences.

Préalables

Quatre étapes pour mener à bien un tutorat Sélectionner les tuteurs La désignation des tuteurs se fait sur la base du volontariat. Choisis par la hiérarchie et la direction ou les services RH, le futur tuteur doit posséder une bonne connaissance de l'entreprise, de ses produits et de ses procédures. Il est reconnu par ses pairs pour son expérience dans le domaine et n'a pas de fonction de management. Il a des qualités de formateur : sens pédagogique, goût de transmettre son savoir. Il adhère aux objectifs et valeurs de l'entreprise. Il fait preuve d'une réelle capacité d'écoute et de dialogue. Quatre critères aident à sa sélection : connaissances ; aptitudes (faire face aux situations rencontrées dans l'exercice de la fonction) ; relations (établir et gérer des contacts) ; autonomie (choix des actions et moyens à mettre en œuvre). Former les tuteurs Avant de démarrer sa première mission, il est essentiel que le tuteur acquière quelques outils et techniques. Il doit savoir, entre autres : - Etablir les compétences-clés à développer ; - Identifier les situations professionnalisantes ; - Evaluer le niveau de compétence et de motivation de la personne à tutorer ; - Adapter son style de management au niveau de compétence et de maturité de la personne à tutorer; - Conduire des entretiens de suivi ; - Dire ou faire dire ; - Expliquer. Outiller les tuteurs Le référentiel de compétences est l'outil-clé qui permet de professionnaliser la mission du tuteur et d'envisager son "industrialisation" dans le cas de plusieurs tuteurs sur un même métier. Rémunérer les tuteurs Deux situations sont à prendre en compte : - Le tuteur occupe cette mission à plein temps pour quelques années (de 1 à 3 ans en général) : il est rétribué pour cela. Le tuteur exerce cette mission en plus de son travail habituel : il est très rarement rétribué pour cela. En revanche, cette fonction peut être valorisée au travers des primes sur objectifs Source : cabinet Mundetis Compétences

Brahim habriche
www.lavieeco.com

2007-01-05

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